27 Apr 2022

L’Assistente di Direzione e l’Accoglienza degli Ospiti Direzionali. Guida in 5 punti per Accogliere i Bambini in Azienda con un Caloroso Benvenuto

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Personal Assistant Assistente Personale Arte di Ricevere Accoglienza Bambini in Azienda Assistente Dalla A alla Zeta
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L’Assistente di Direzione ha tra la sue principali responsabilità l’Accoglienza degli Ospiti Direzionali e tra gli ospiti importanti che Assistente di Direzione, Office Manager e Personal Assistant possono trovarsi a ricevere in ufficio, oltre a Clienti, Manager, Imprenditori e Personalità Istituzionali, ce ne sono di davvero di ancora più speciali. I Bambini

Cosa fare quando in occasioni particolari o in situazioni inattese, ci si trova a dare il Benvenuto ai Bambini in Azienda e a gestire quindi l’Ospite più piccolo e speciale di tutti?

Ecco una Guida in 5 punti per Accogliere i Bambini in Azienda e per far così fronte ai più sfidanti special guest che Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant possono trovarsi a ricevere.

Con una sorpresa speciale utile per i tuoi piccoli ospiti (o per i tuoi bimbi 😉).

Ecco allora le regole che tu, ed i tuoi colleghi, potete seguire per gestire una visita tanto importante, quanto inaspettata.

Guida per Accogliere i Bambini in Azienda

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1. Gestiamo la situazione con delicatezza e attenzione al momento specifico e alla sicurezza del piccolo ospite, con pazienza e senso di responsabilità

La presenza di un Bambino in azienda può essere una visita attesa da tempo, una piacevole sorpresa o una piccola (o grande) emergenza da gestire, in qualsiasi caso si tratta di un’occasione in cui ci viene richiesto di mantenere la calma e prendere in mano la situazione senza attacchi di panico o inutili isterismi, evitando facce buie e freddezza ostentata, resistendo alla tentazione di una reazione sgarbata o una facile lamentela con il collega dell’ufficio accanto, piuttosto indossando un paziente, elegante e sincero Sorriso.

Ad Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant, in queste situazioni, è richiesto di mantenere il corretto Standing dimostrandosi pazienti, professionali e cortesi verso il Piccolo e verso la sua Famiglia, ne va della propria reputazione professionale.

Se è vero che la principale missione professionale di un Assistente di Direzione è lontana da quella di un Baby Sitter o di un’Istitutrice, è pur vero che Professionistə che sanno Gestire Progetti e Risolvere Problemi, che sanno come Organizzare Eventi e Curare la Relazione con Clienti Vip e Interlocutori Istituzionali, non possono spaventarsi per un piccolo Ospite che, in fin dei conti, potrebbe essere il più spaesato e spaventato tra tutti.

In generale quando il Piccolo o i Piccoli sono ospiti saltuari o addirittura fissi, conviene pensare ad una piccola procedura per la gestione della situazione, creando attività ricorrenti e piccoli rituali che ci aiutano a non dimenticare nulla e mettono l’Ospite nella condizione di sentirsi tranquillo e ben accolto, facendosi trovare preparati.

Può capitare che la visita di un bimbo in azienda sia dovuta ad una situazione critica in cui si trovano Proprietà, Management o Colleghi. In questi casi le regole generali vanno applicate con particolare cura e tatto, va prestata molta attenzione ed una particolare delicatezza nella gestione del nostro piccolo, preziosissimo ospite.

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2. Evitiamo i dispositivi elettronici, di ogni tipo e per qualsiasi uso

Potrebbe sembrarvi una regola scomoda o antipatica, ci vorrebbero meno di due secondi a piazzare il bimbo davanti all’app YouTube del nostro cellulare, ma è la prima che dobbiamo applicare per tutta una serie di motivi.

a. Prima di dare un dispositivo elettronico occorre sempre avere il permesso esplicito dei genitori. Potrebbero avere posto limiti o tenuto il piccino lontano dalla tecnologia come scelta etica o organizzativa, infrangendola creereste un precedente antipatico a livello educativo e sicuramente non fareste una bella figura.

b. I nostri dispositivi elettronici canonici potrebbero avere contenuti alla sua età. I nostri cellulari ed i nostri tablet potrebbero contenere informazioni importanti e dati sensibili che il piccolo ospite potrebbe vedere, cancellare, modificare o condividere involontariamente, con danni per lui e per noi, e potrebbe avere l’accesso a contenuti inadatti alla sua età.

Pensateci un momento, nel nostro cellulare aziendale non sono probabilmente impostati limiti per l’accesso a siti per adulti, semplicemente noi non li usiamo, ma se capitasse nelle mani della figlia piccola del nostro Assistito ed aprisse un sito porno per errore? O se aprendo siti a caso, aprisse la strada anche ad un malware?

c. Video e contenuti per bambini richiedono spesso l’audio e potrebbero disturbare. Allegre musichette e simpatiche canzoncine che completano video e siti dedicati ai più piccoli disturberebbero noi, i nostri Assistiti, che ci hanno affidato il piccolo ospite per fare una riunione tranquilla, ed i colleghi che, già sottopressione, dovrebbero sorbirsi in aggiunta a scadenze pressanti e clienti lamentosi, vocine in sottofondo e filastrocche in rima durante call internazionali.

Video, App ed in generale dispositivi elettronici vanno semplicemente evitati.

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3. Facciamo merenda solo dietro specifica richiesta dei genitori 

Resistiamo, anche in questo caso, alla tentazione di una facile Merenda. Le indicazioni rispetto ai pasti, fosse pure un piccolo spuntino, vanno sempre concordate con i genitori o con il tutore che ci affida il Bambino.

a. I piccoli che sono nostri ospiti potrebbero soffrire di particolari patologie, come il diabete, di cui noi non siamo a conoscenza, o essere allergici a determinate sostanze, di cui noi magari ignoriamo la presenza o addirittura la presenza.

Su questo punto generalmente i Bambini sono molto onesti e precisi e non mancano di chiedere “ci sono le arachidi?” o “lo sai che non posso mangiare le uova?” in occasione di ogni pasto non servito da Mamma e Papà, ma l’occasione potrebbe essere particolare ed il piccolo affamato, per cui è sempre necessario avere indicazioni precise prima di controllare

b. Seppur non per motivi di salute, ma per scelta etica o organizzativa, il piccolo potrebbe seguire un particolare regime alimentare con regole stabilite ed orari precisi da rispettare, per esempio se si tratta di un atleta o di una piccola sportiva o se il piccolo fa fatica a mangiare ai pasti preferendo spuntini frequenti al pranzo ed alla cena, rischieremmo così di scombussolare piccole grandi abitudini (o conquiste) della Famiglia.

Evitiamo quindi di dare da mangiare e da bere al Bambino che ospitiamo senza una precisa indicazione di cibo e bevande, quantità ed orari, mentre se il piccolo fa richieste precise e pressanti, sarebbe utile fare un veloce passaggio con l’adulto che l’accompagna.

La cosa migliore da fare, sempre in queste occasioni, è tener pronte un paio di domande strategiche per il momento in cui ci è affidato, chiedendo “Se non ha diverse indicazioni, darei a Luca una piccola bottiglietta d’acqua naturale, a temperatura ambiente, se dovesse avere sete, cosa ne pensa?” “Posso chiederle se la piccola Laura deve fare merenda questo pomeriggio?” o ancora “Oltre a dell’acqua naturale, ambiente, posso darle un biscotto o un succo di frutta se più tardi avesse fame?”

Se la visita del nostro gradito Ospite è rituale, prendiamo accordi precisi ed organizziamo una mini dispensa che concorda con la scelta dei prodotti da utilizzare, tanto per la tranquillità di Mamma e Papà che per la gioia di Bambini e Bambine, che non hanno sempre gli stessi gusti, magari non possono mangiare o non amano un biscotto, mentre preferiscono un pezzetto salato. In questi casi non sarebbe cortese far trovare loro una focaccina fresca di panetteria?

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4. Diamo ai Bambini fogli per disegnare e immagini da colorare

Se in ufficio sono ospiti dei Bimbi, un piccolo portamatite e qualche foglio per disegnare, o ancora meglio stampe o un piccolo libretto da colorare, sono sempre la migliore soluzione possibile.

Insomma carta e penna non passano mai di moda.

I Bambini infatti, anche oggi, hanno ancora una grande passione per le cose reali, concrete, e colorate, cose cui si possono dedicare in autonomia e con i propri tempi, non importa se ci vuole ore per fare un disegno o se, nel colorare, si va un po’ fuori dalle righe, è tutta arte, il concetto di tempo è diverso dal nostro e non è sempre coerente con lo scorrere delle lancette.

Se il nostro Piccolo Grande Ospite fa un disegno o ci dedica un pensiero scritto, ricordiamoci di guardarlo con attenzione e ringraziarlo con calore per il suo regalo così prezioso, cui sarebbe molto gentile far seguire il rapido gesto di appendere la nuova opera ad un armadio vicino a noi, per tenercela vicina, ricordandoci di conservarla per ogni ulteriore visita. I Bimbi oltre ad essere sensibili hanno anche una buonissima memoria, conviene che teniamo a mente il prezioso regalo.

Personalmente conservo appeso, all’interno dell’anta dell’armadio, il “dipinto” che mi aveva donato una nostra piccola ospite, circa una quindicina di anni fa. Oggi Lei ha più di vent’anni, ricorda quei tempi e prova un grande piacere nel constatare che la sua opera d’arte sia stata conservata con tanta cura nel corso del tempo.

In concreto, per gestire queste mini attività sono sufficienti fogli bianchi, A4 o A3 per le grandi opere, se disponibile un piccolo album da colorare, insieme a pastelli o pennarelli.

In azienda, in particolare, pennarelli e pastelli non sono sempre disponibili e se la presenza dei piccoli in azienda è frequente, sarebbe utile prevederne una piccola fornitura dedicata, mentre in situazioni inattese e condizioni d’emergenza penne colorate ed evidenziatori, sia nei colori brillanti che pastello, sono una buona soluzione di compromesso e sono quasi sempre presenti.

I pastelli, se disponibili, andrebbero preferiti ai pennarelli e diventerebbero tassativi nel caso di divani bianchi e ambienti molto delicati. Sono però piuttosto complicati da gestire, perché le punte si rompono e vanno temperati (con ospiti grandi e piccini, e mille cose da fare, si può far fatica a stare dietro al temperamatite), ma anche perché non sono adatti ai più piccini per motivi di sicurezza.

La soluzione migliore, quando è possibile una piccola fornitura dedicata, sono i pennarelloni atossici destinati ai bimbi più piccoli che sono sicuri, hanno tappi a prova di piccino ribelle e generalmente non macchiano, neanche superfici delicate e tessuti preziosi.

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5. Lasciamo che i Bambini facciano ciò che si sentono, senza forzarli, rispettando tempi e spazi

Una delle principali Responsabilità nell’Accoglienza degli Ospiti è dare il Benvenuto all’Ospite, Facendolo sentire a proprio agio. E questo vale anche per gli Ospiti più piccoli, ma anche più preziosi, che ci troviamo ad accogliere.

Il fatto che i Bambini siano presenti in azienda non vuol dire che siano contenti di esserci e che, uffici bellissimi da un punto di vista architettonico, siano anche sicuri ed accoglienti per i più piccoli.

I nostri uffici, anche se sono spazi ben costruiti e realizzati secondo le Regole della Sicurezza sul Lavoro, sono ospitali per noi, adulti, che operiamo in un ambiente di business, non sono stati progettati per accogliere piccoli umani alla scoperta del mondo e, a seconda dei casi, posso apparire bellissimi e divertenti, ma anche maestosi e freddi, mettendo i nostri piccoli amici in soggezione.

Questi ambienti sono poi abitati da tante persone che possono dimostrarsi disponibili ed entusiasti, ma anche frettolosi, freddi o invadenti verso i più piccoli, che farebbero un po’ fatica a capire il perché di certe reazioni cui magari non sono abituati.

In questo caso la principale responsabilità di Executive Assistant, Office Manager ed Assistenti Personali, sta nell’impegnarsi in prima persona affinché i piccoli siano al sicuro da possibili infortuni, causati da scale e strumenti di lavoro, ma anche che si trovino il più possibile a proprio agio nell’ambiente nuovo, al riparo da sguardi curiosi e tranquilli in un piccolo spazio che si cercherà di rendere più accogliente possibile.

In qualsiasi caso non è cortese, e peraltro controproducente, forzare il piccolo a fare cose che non si sente, come girare per i locali o conoscere tutti i colleghi, spingerlo a raccontare cose di cui non si sente di parlare o, peggio ancora, fare domande su Mamma e Papà che sono persone importanti o molto impegnate. Per tutti i Bimbi i propri Genitori sono persone importanti, anzi sono le persone più importanti del mondo, quindi discorsi in questo senso sarebbero incomprensibili. Teniamolo presente.

Allo stesso modo dobbiamo astenerci da discorsi che possano disturbarlo o da giudizi rispetto alla condizione personale o professionale di Genitori e Familiari, perché se è vero che non si tratta di un adulto, si tratta di una Persona completa, che sente molto bene, capisce più di quanto immaginiamo ed è dotato di sentimenti propri che dobbiamo fare attenzione a non turbare.

Non credo sia necessario sottolineare che i pettegolezzi vanno evitati, perché in azienda si dovrebbero evitare anche tra adulti, ma forse ricordarlo non è mai superfluo.

Nell’interazione con un Bambino, o una Bambina, non possiamo aspettarci che si comporti come un adulto, quindi che rispetti gerarchie o abitudini che non conosce o non comprende pienamente, che si abitui a fare ciò che gli viene detto di fare per diverse ore o ancora che stia fermo perché noi abbiamo tante cose da fare. Noi forse ci annoieremmo chiusə in un asilo? Rispettiamo il fatto che un bambino possa annoiarsi in azienda ed abbia voglia di non parlare con nessuno, neanche con noi o che, magari tutto insieme, decida di fare una marea di  domande ed interagire senza sosta dopo un’ora di scrupoloso silenzio.

La migliore soluzione è approcciarsi al piccolo con pazienza ed equilibrio, dando indicazioni precise quando necessarie e facendo, quando occorre, delle domande semplici per interagire e per invogliare il piccolo a dedicarsi ad una delle attività che suggeriamo.

Domande utili posso essere “Ti piacerebbe leggere questo libro con me? E’ la storia di un coniglietto fa visita ad un suo amichetto” oppure  “Devo colorare questo album e sembra che nessuno abbia voglia di farlo con me. Che ne dici, ti va di aiutarmi?” “Ho tutti questi colori, ti va di usarli per fare un disegno? Se ti fa piacere lo possiamo poi dare come regalo alla tua Mamma” “Mi ha detto il tuo Papà che ti piace tanto disegnare le Case e i Fiori, ti va di farmi vedere come si fa? Abbiamo i fogli grandi e questi pennarelloni colorati”

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Irene Linguari

Irene Linguari

Executive Personal Assistant con 25 anni di esperienza e Project Manager dal 2007. Trainer, Speaker e Mentor, ha teorizzato per prima le Competenze Specifiche della Professione di Assistente. Former Hr Business Partner e Diplomata Consulente d’Immagine all’Istituto Europeo di Design.

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