Non so se anche tu ti sei trovata nella situazione di dover creare, dal nulla, una Segreteria di Direzione, di dover prevedere l’organizzazione delle attività, allestire gli spazi, definire il flusso delle informazioni e identificare gli strumenti operativi necessari per poter portare avanti il lavoro nel migliore dei modi.
Nei nostri Corsi di Formazione per Assistente di Direzione, nelle sessione dedicate all’Organizzazione e Riorganizzazione della Segreteria, cito molto spesso due strumenti che ancora oggi, nonostante il tempo passi ed il lavoro si sia super digitalizzato, rimangono fondamentali nel nostro lavoro.
Il Libro Firma e lo Scadenzario. Sì proprio loro.
Ecco i miei preferiti che, se ti fa piacere, puoi acquistare su Amazon semplicemente cliccando sull’immagine.
Libro Firma
Stiamo parlando di strumenti vintage che continuano però ad essere strategici nell’organizzazione del nostro lavoro e, soprattutto il Libro Firma, risulta davvero importante perchè tutto quello che viene firmato dal nostro Assistito diventa un documento ufficiale, diventa vincolante per l’Azienda e va quindi maneggiato con cura e grande attenzione.
Il mio Libro Firma preferito in assoluto è quello di Fraschini, quello che scelgo per me da sempre.
In ufficio ne ho diversi proprio come questo modello rosso o blu super classico, alcuni dei quali hanno ben più di 10 anni e sono ancora perfetti, praticamente indistruttibili e con un ineguagliato rapporto qualità prezzo.
Bellissimo è anche questo nella versione in carta riciclabile, secondo me una fantastica alternativa per un ufficio più etico e più attento all’ambiente, oltre ad essere una graziosa alternativa estetica con il suo colore così caldo.
Alternativa molto valida, di uguale qualità ma leggermente meno competitivo dal punto di vista prezzo, è il Libro Firma di Leitz, design più accattivante e disponibile in diversi colori, tra cui questo fantastico punto di azzurro, un’alternativa esteticamente attuale e super funzionale.
Scadenzario
Se anche tu, come me, gestisci l’agenda digitale ed hai una o un milione di app per attività, progetti e promemoria, saprai quanto siano utili per ottimizzare il tempo e alleggerire le scrivanie in ufficio, così come le aree di lavoro di casa durante lo smart working.
Nonostante questo tutta una serie di documenti originali e appunti o strumenti cartacei sopravvivono alla digitalizzazione di archivi e procedure ed hanno bisogno di essere gestiti, raccolti in un luogo affidabile e resi disponibili proprio al momento giusto.
Il posto più sicuro e organizzato dove conservare i documenti importanti da utilizzare in date future è lo Scadenzario.
Anche qui Fraschini è garanzia di assoluta qualità e durata nel tempo e questo che vedi è il mio scadenzario, quello che ho in ufficio da moltissimi anni, praticamente indistruttibile, nel formato mensile 1-31 o nel formato 12 mesi.
Ne è disponibile un terzo modello suddiviso per lettera ed utile per conservare i documenti relativi ai clienti e progetti, raccogliendoli in ordine alfabetico.
Personalmente non lo uso, ma a pensarci bene sarebbe perfetto per il nostro progetto che racconta di un percorso dalla A alla Zeta …
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