22 Giu 2020

Assistente di Direzione in Smart Working? 16 Piccole cose da 2 minuti, da fare in mezz’ora prima di iniziare a lavorare, che possono davvero fare la differenza

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Buongiorno e Bentornata su AssistenteDallaAallaZeta.

Oggi vorrei svelarti quelle che secondo me sono 16 piccole grandi attività utili ad ogni Assistente di Direzione che si trova a lavorare in Smart Working.

Si tratta di 16 attività da meno di 2 minuti, come ci insegna il Metodo GTD di David Allen, che si possono fare prima di iniziare a lavorare, al mattino, e che fanno davvero la differenza nella Gestione del Tempo quando siamo in Smart Working.

Che ne dici, hai voglia di scoprirle con me?

1. Arieggia le Stanze

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSi può stare qualche giorno senza mangiare, qualche ora senza bere, ma poco più di qualche secondo senza respirare.

Areare le stanze dove ci si appresta a lavorare (e dove si è dormito) è tra le più sane abitudine che si possono sviluppare per tutta una serie di motivi, sia fisiologici che ambientali e migliora notevolmente la nostra resa e la nostra salute.

L’aria delle nostre case è spesso più inquinata che all’esterno e questa situazione oggi è accentuata dallo stare a casa a lavorare e a studiare, con molti dispositivi elettronici e utilizzando saponi e disinfettanti in abbondanza.

L’aria viziata causa a noi ed ai nostri ragazzi cali di attenzione, mal di testa e sicuramente ci predispone meno ad un approccio positivo e costruttivo e l’aria condizionata non sempre offre anche un buon ricircolo, quindi bisogna proprio aprire le finestre.

Siamo d’accordo? Areare, areare, areare ogni volta che si può.

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Office Manager Organizzazione Attività Servizio di Pulizie Arieggiare Assistente Dalla A allaZeta

2. Fai Entrare la Luce del Sole 

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaAprire le persiane e tirare su le tapparelle, per far entrare la luce naturale è tra le più sane attività del mattino, che è importante rispettare con attenzione e puntualità.

Ormai fa giorno presto e non fa così freddo, per cui è possibile aprire le imposte prima di iniziare, per poter appena possibile lavorare con la luce naturale, più salutare per noi e per i nostri occhi, più rispettosa dell’ambiente e molto più parsimoniosa per il nostro bilancio familiare.

Senza questo passaggio fondamentale si finirebbe per mettersi subito al lavoro, salvo accorgersi alle 10 che si è ancora lì come alle otto e cinque sigillate in casa alla luce artificiale di una lampada.

3. Bevi un Bicchiere d’Acqua

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaBere un bicchiere d’acqua è un’abitudine che dovremmo sempre avere avere e non solo prima di iniziare a lavorare, ma anche alla fine del lavoro, prima di uscire di casa ed al rientro.

Molti disturbi ed alcune malattie possono essere connesse alla disidratazione, non solo quella seria che si sperimenta nel deserto, ma anche quella leggera ma continua che si può sperimentare anche quotidianamente quando presi da lavoro e famiglia, ci si accorge anche di avere sete, ma si rimanda perché siamo al telefono, in collegamento con la maestra o stiamo finendo un lavoro che vogliamo proprio toglierci di mezzo quanto prima.

Il cervello funziona in base a connessioni elettriche e l’acqua è un ottimo conduttore, quindi beviamo un bicchiere d’acqua prima di iniziare e prepariamo una bottiglia o meglio una borraccia da tenere vicino, come faremmo in ufficio durante il nostro lavoro e perché no durante una riunione dal vivo.

Quindi borraccia ecologica pronta per bere nelle pause tra una call e l’altra.

E’ una sanissima abitudine anche per evitare la stanchezza e la perdita di concentrazione che possono essere talvolta causati dalla disidratazione.

4. Stiracchiati un Momento, magari sul Balcone 

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSe anche tu (come me d’altronde), non hai le stesse meravigliose abitudini della mia amica Laura Volpi di MySerendipity (qui un bellissimo articolo proprio sullo Smart Working) che ogni mattina prima di iniziare a lavorare fa una bella passeggiata nella verdissima Brianza, occorre che faccia tua almeno la versione semplificata da due minuti di questa bella routine, stiracchiati un momento e affacciati alla finestra.

Può davvero fare la differenza.

Siccome tutti noi non siamo altro che dei piccoli girasoli, cogliamo un sacco di energia dalla luce naturale, e siccome lavorare in smart working vuol dire talvolta lavorare in una postazione fissa che magari non è così ergonomica, meglio davvero sgranchirsi un attimo (e magari farlo ogni ora), in mancanza di altro affacciandoci un minuto alla finestra.

5. Lavati il Viso (e Pettinati i Capelli)

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaLo so che pettinarsi richiede ben più di due minuti ed andrebbe fatto già prima di colazione, ma se abbiamo l’abitudine sciagurata di non mangiare al mattino e quella poco elegante di non prepararci per “andare al lavoro”, perché svolgiamo la nostra attività in salotto, occorre introdurre un cambiamento rapido iniziando a darsi almeno una mini rinfrescata, scelta quanto mai necessaria per coltivare amor proprio e rispetto di sè.

Lavarsi il viso sveglia e sistemarsi i capelli, anche se al volo, ci fa sentire un po’ più a posto, quindi più propense a lavorare in modo organizzato e ci toglie quella sgradevole sensazione di emergenza con cui forse abbiamo iniziato la nostra attività in Smart Working.

6. Cura la Tua Igiene Orale

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaConfido che per te sia superfluo, anche se una collega mi ha confessato di non avere neanche il tempo di lavarsi i denti (aiuto 😱) e lo dico davvero perchè lavorare da casa può qualche volta portarci sulla brutta strada o meglio sulla strada dell’abbrutimento e della pigrizia. Si finisce per alzarsi e mettersi a lavorare ignorando la cura di sè (ed in questo più di una collega me l’ha confessato).

Lavare i denti prima di iniziare a lavorare è un’abitudine fondamentale sempre, anche se non usciamo, e aiuta anche ad interrompere quel circolo vizioso che si crea in casa avendo accesso libero a qualsiasi dolcetto o spuntino, abitudine poco sana e poco produttiva.

7. Cambia Acqua e Lettiera al Gatto o Dai da Mangiare al Cane

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSe è vero che è importante curare la propria salute e la propria igiene non dimentichiamo quella dei nostri fedelissimi amici a quattro zampe e prima di iniziare a lavorare diamo anche a loro un po’ di acqua fresca, cambiamo la lettiera del gatto e diamo loro da mangiare se mangiano al mattino.

Dimenticandoci di dar loro acqua fresca e la pappa abituale, finiremmo per lasciar loro l’acqua della sera prima, facendoli aspettare troppo per bere o mangiare e costringendoli a venire a chiederci attenzioni durante il lavoro, magari nel corso di quella importante call delle 9.

Non meno importante è il tema della passeggiatina dei cagnolini. Se durante il periodo di chiusura per qualcuno ogni scusa era buona per portare a spasso Fido non vorrei che questa abitudine si fosse persa con la rinata libertà. Se hai un cagnetto o un cagnone ed in entrambi i casi non hai un giardino dove può scorrazzare libero, prima di iniziare a lavorare occorre portarlo a fare una bella passeggiata, mettendo prima la sveglia se serve. Farà un gran bene anche a te.

8. Incipriati il Naso

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaMi concedano i maschietti questo riferimento ad esclusivo appannaggio di Lady e Signorine, che non è riferito al rendersi più gradevoli per una video chiamata, ma si riferisce proprio all’uso del bagno.

Prima di iniziare a lavorare, al mattino, con tutto il turbinio di chiamate e di richieste che ci invade durante lo smart working, è meglio prendersi due minuti per andare in bagno e non trattenerla, magari fino a pranzo o quasi.

Oltre che poco a nostro agio durante il lavoro, staremmo anche seriamente rischiando infezioni o anche danni peggiori alla nostra salute, come ci ricorda BJ Gallagher nel suo Perchè non faccio la cose che mi fanno bene, che ci suggerisce di non perdere mai l’occasione di fare pipì.

Abbiamo detto di preoccuparci dei nostri cuccioli e della loro salute, perchè non preoccuparci anche della nostra?

9. Pianifica Pausa Caffè e Pranzo (e perché no, fine del turno di lavoro, 😉)

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSe per te è sempre stato davvero duro pianificare le attività in ufficio, lavorando da casa non è più possibile distrarsi, nè dedicarsi senza sosta alle task perchè non c’è il limite fisico dell’uscita dal lavoro e quindi si rischia davvero di rimanere sempre connessi, incastrati in quello che la mia amica Alice chiama invece che #SmartWorking #NeverEndingWorking

Oggi è davvero fondamentale programmare con precisione il tempo dedicato a lavoro, gestione della casa e dei ragazzi (intendo inclusi mariti e fidanzate) e tempo per sè, definendo in anticipo il piano d’azione della giornata.

Impara a pianificare le piccole pause dal lavoro che ti consentono di assegnare le priorità della giornata, svolgendole in maniera efficace e chiudendo l’ufficio ad un orario decente.

Miglioreranno così le tue performance professionali, la situazione familiare e la qualità della tua vita.

Probabilmente ti saranno utili i miei Planner e Modelli per l’Organizzazione delle Attività che puoi scaricare gratuitamente alla pagina Download, non serve registrazione e trovi anche i moduli editabili, che puoi usare direttamente su pc.

10. Metti a Cuocere i Cereali Integrali

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSe come me consumi e ami riso integrale, ceci e lenticchie, sai che uno dei limiti principali all’uso degli alimenti integrali come cereali o i legumi sono i tempi di ammollo e di cottura, lunghi e lenti. Lavorare da casa porta con sè il vantaggio di poterli far cuocere mentre “siamo al lavoro”, perchè ci mettono tanto, ma cuociono da soli e a fiamma molto bassa.

Bando quindi a pigrizia e disorganizzazione via con ammolli e bolliture, che iniziano prima di iniziare a lavorare e si possono stoppare in occasione della prima pausa caffè o meglio pausa “sgranchiamoci le gambe”, o possono diventarne proprio loro l’occasione.

Questi due minuti valgono per il mettere a mollo o a bollire cereali e legumi, ma anche per mettere a cuocere un minestrone surgelato o passare da freezer a frigo le fette di tacchino per il pranzo.

Se scegliete soluzioni pronte, questi due minuti possono essere usati per decidere che cosa si scalderà nel microonde oppure preparare il numero della pizzeria o ordinare per l’una il tuo delivery preferito.

Qualsiasi siano le nostre preferenze, possiamo usare i due minuti per portarci avanti in ottica preparazione dei pasti, e far saltar fuori questi due minuti non è così difficile se in tempi normali per la pausa pranzo si preparavano schiscette o ci si doveva recare fisicamente in mensa o al bar, ma ci consentirà di non finire a sgranocchiare grissini dalle 13 alle 16, quasi ininterrottamente.

11. Accendi Cellulare, Wifi e Stampante

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaPrima di iniziare a lavorare occorre preparare gli strumenti necessari al nostro lavoro per evitare di doversi alzare 6 volte, ed ecco allora il primo step da due minuti.

Personalmente mi è capitato più volte di accorgermi di aver acceso il cellulare aziendale ma di non aver digitato il pin, essendo di fatto irraggiungibile fino alle 9 e oltre (“Ecco perchè non mi chiama nessuno”)

Per cominciare occorre rendersi raggiungibili, accendendo gli strumenti che ci consentono di essere connesse, come cellulare e wifi e con l’occasione la stampante, che di solito è in un angolo proprio vicino al router, con un piccolo check cellulare pronto, wifi pronto, stampante ready e con i fogli dentro.

Ah si, se il vostro cellulare impiega più di due minuti per accendersi e darvi la possibilità di inserire il pin occorre valutare la richiesta di uno strumento più performante.

12. Prepara Pc, Cuffie, Chiavette e Hard Disk

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaEcco gli strumenti per lavorare operativamente, per accedere ai dati e per essere pronti a call e meeting virtuali.

In circa due minuti potrai disporre e accendere il pc, collegare chiavette e hard disk esterni e preparare le cuffie.

13. Tieni pronti Caricabatterie di Pc e Smartphone

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaAnche se hai la buona abitudine di caricare Pc e cellulari alla sera, negli orari in cui l’energia è meno richiesta, quindi costa meno ed è più etico usarla (mi raccomando senza lasciare tutto collegato tutta la notte), non potrai fare a meno di doverli collegare per la ricarica durante la giornata.

Prepara quindi i caricabatterie, pronti ma non collegati all’alimentazione, così da essere pronta in un attimo ad attaccarli al primo segno di cedimento, che potrebbe arrivare mentre stai per salvare un lavoro lungo e impegnativo e durante una call strategica di cui non devi perdere neanche una parola.

Personalmente io uso delle piccole ciabatte con l’interruttore, cui collego già tutti i caricabatterie, che accendo man mano che mi occorre la ricarica, così sono già pronte, ma finchè la ciabatta è spenta non è alimentata, quindi consumi ridotti e risparmio per l’ambiente.

Altro aspetto importante è staccare poi l’alimentazione quando i dispositivi sono carichi per ridurre i consumi e migliorare le performance delle batterie, che andrebbero sempre caricate completamente e lasciate scaricare completamente.

14. Prepara Blocco, Liste e Documenti che Servono al Tuo Lavoro.

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaPrepara per tempo che le cose che ti servono per lavorare, come i documenti, ma prima ancora ricorda di avere sempre a disposizione un blocco per prendere gli appunti in modo ordinato e una bella lista delle cose utili e da tenere a mente, come password, scadenze, note e remind.

La cosa più utile sarebbe prendere le cose che ti servono davvero quel giorno per il tuo lavoro, senza dover tirar fuori e riporre sempre tutto, ma questa è un’altra storia (e richiede più di due minuti).

15. Definisci l’Obiettivo e le Priorità della Tua Giornata

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaSpesso non si ha avuto modo la sera prima di pianificare la giornata successiva, quindi dopo aver preparato i doc, inizia la tua attività identificando le priorità e creando un piano di attività, accettando da subito che tanto non potrai fare tutto, ma da organizzata farai di più, ma soprattutto farei quello che serve davvero e molto meglio.

Anche in questo caso ti saranno utili i miei Planner e Modelli per l’Organizzazione delle Attività che puoi scaricare gratuitamente alla pagina Download, senza registrazione, così da pianificare al meglio e da subito la tua giornata lavorativa e se ti senti a tuo agio nella versione editabile, senza bisogno di stampare ed aumentare carta e consumi.

Che ne dici, pronta? Quasi, manca la 16° attività, che non dobbiamo dimenticare neanche a casa.

16. Lavati le Mani 

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Smart Working Organizzazione Attività Cose da Fare in Mezz'ora Assistente Dalla A alla ZetaLavarsi le mani. Ecco la prescrizione più condivisa e la regina delle buone abitudini che l’emergenza ci ha lasciato.

Prima di iniziare a lavorare è importante lavarsi le mani ed applicare un po’ di crema idratante.

Lavorando da casa non sarà necessario disinfettare le mani con soluzioni idroalcoliche ad ogni occasione, ma l’abitudine a lavarci le mani di più e meglio di quando facevamo prima vale sempre.

La crema idratante serve a nutrire le nostre mani provate dai tanti lavaggi, dalla disinfezione con l’alcool e dall’uso dei guanti all’esterno e se la scegliete a base di estratti vegetali e con un buon profumo è anche una piccola coccola tutta per noi, che porta con sè un profumo piacevole e rilassante.

Ecco, io ora sono davvero pronta a iniziare a lavorare, e tu?

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I Libri che Abbiamo Letto

Detto, Fatto di David Allen

Perché non Faccio le Cose che mi Fanno Bene? di B.J. Gallagher

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Irene Linguari

Irene Linguari

Executive Personal Assistant con 25 anni di esperienza e Project Manager dal 2007. Trainer, Speaker e Mentor, ha teorizzato per prima le Competenze Specifiche della Professione di Assistente. Former Hr Business Partner e Diplomata Consulente d’Immagine all’Istituto Europeo di Design.

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