Oggi parliamo di un tema operativo che tocca molte Assistenti di Direzione, ma soprattutto molti Office Manager.
Da dove cominciare quando ci vengono affidati gli acquisti di cancelleria per una nuova sede, un nuovo ufficio o per riorganizzare la gestione del servizio?
Ecco la mia Guida all’Acquisto e la mia personale Selezione dei Prodotti Utili, quelli che prediligo per l’azienda e quelli che ho scelto nell’allestimento della Sede di AssistenteDallaAallaZeta.
Piccola Premessa ….
Lo so che quello che sto per dire potrebbe inimicarmi molti appassionati di Bullet Journal e professionisti del lettering, ma il nostro è un obiettivo molto preciso, garantire al nostro ufficio la fornitura dei materiali utili al lavoro di tutti i collaboratori e non avere la cancelleria più bella del mondo, per cui, potresti scoprire prodotti funzionali ma molto semplici.
Allora dunque, se anche tu sei una stationery addicted, ricorda che la priorità per me andrà sempre al miglior rapporto qualità prezzo, prima che alla ricerca del bello a tutti i costi, quindi troverai nella mia guida soluzioni molto economiche, solo talvolta insieme alle sue alternative un po’ più graziose.
… Prima di Comprare
A meno che non si tratta di un ufficio nuovo nuovo o di una sede appena realizzata, ci sono buone probabilità che il servizio cancelleria sia già attivo e si tratti di riorganizzarlo, aggiornando i prodotti e talvolta organizzando diversamente approvvigionamenti.
Se ti viene affidata una nuova location, beh, è la condizione più bella, foglio bianco e armadio vuoto, puoi dedicarti direttamente agli acquisti.
Se si tratta di un servizio già gestito in precedenza da altri, o da noi con un metodo diverso, per cominciare occorre fare un inventario del materiale disponibile, se necessario mettendo in ordine e razionalizzando i materiali già disponibili, ma anche gli spazi destinati ad accoglierli.
Qualsiasi siano i prodotti disponibili è corretto, e profondamente etico, utilizzarli tutti prima di pensare ad alternative, piuttosto organizzandosi per gestirli con un po’ di pazienza e di costanza, per evitare sovrapposizioni e sprechi.
Inoltre i materiali non utilizzati e magari un po’ vecchiotti dicono molto, in un piccolo magazzino di cancelleria, su quelli che sono i prodotti che sono invece più usati, senza dimenticare che dobbiamo sempre concentrarci non su ciò che piace a noi, ma ciò che è davvero utile per il lavoro quotidiano dei nostri colleghi.
Solo a questo punto, appurato che le scorte non sono sufficienti, possiamo prendere in considerazione il capitolo acquisti.
Di seguito trovi una selezione dei miei prodotti preferiti, materiali di base, semplici ed economici, disponibili nei cataloghi della maggior parte di fornitori di cancelleria o, se preferisci, acquistabili anche su Amazon, basta cliccare sull’immagine per essere collegata alla pagina relativa e poter vedere prezzo e tempi di consegna, così da ordinare con un click grazie ad Amazon Prime o da utilizzare come base di confronto per l’acquisto dal tuo fornitore di fiducia o, se dovessi avere tempo, disponibili anche in molti grandi magazzini.
Penne, Matite, Gomme
Da dove cominciare per gli acquisti di cancellerie veri e propri? Da penne e matite ovviamente.
Un aspetto importante da tenere presente è la scelta di un determinato tipo di prodotto, ed uno soltanto, da gestire con un piccolo stock e da riordinare uguale, così da velocizzare l’attività, rendere omogenei i prodotti disponibili e, perché no, garantire uno standard estetico.
Su questo punto devo ammettere di essere molto severa, per me la penna in dotazione, tanto alla Segreteria di Direzione che agli uffici gestiti, deve essere di un solo tipo e di un solo colore, blu o nera a scelta.
Se sono state prodotte penne personalizzate dedicate all’azienda, queste rappresentano di solito il solo modello a disposizione, con alcune penne colorate disponibili all’occorrenza.
Se non sono state prodotte penne personalizzate, o ne è previsto l’uso solo come gadget per eventi e clienti, la nostra scelta può ricadere su un modello semplice, che costi poco e scriva bene.
Le penne più diffuse, semplici ma estremamente efficaci, sono sempre le Bic.
Eccellente rapporto qualità prezzo, disponibili nei diversi colori base e nella versione più ecologica, che io adoro, cioè prodotta con plastica riciclata, ed è il tipo che scelgo anche io per la nostra sede.
Sul tema matite, invece, Amazon propone soluzioni davvero imbattibili, come il set da 150 matite, già appuntite e con la gommina in cima, che arrivano in una comoda scatoletta dove conservarle.
Si tratta di un prodotto davvero semplice, è vero, ma super comodo per avere a disposizione una piccola scorta e, dato il costo contenuto del kit, ci da la possibilità di metterne a disposizione una bella manciata, nuove e tutte uguali, nel portamatite della sala riunioni, a disposizione.
Sul tema gomme c’è un’ampia scelta, io in particolare uso le Staedtler, perchè cancellano bene, non costano molto e “rispettano” fogli e documenti (anche a te capita di dover cancellare appunti a matita fatti su un importante documento originale?).
Sono disponibili in confezioni da pochi pezzi o da alcune decine ed hanno un buon rapporto qualità prezzo, considerando che la gomme durano moltissimo tempo, si usano sempre meno e si consumano davvero poco.
Evidenziatori
L’evidenziatore ha come sua missione far notare un dato o alcune parole, segnare o codificare un documento, sottolineare le priorità in una lunga lista, quindi il loro principale scopo è che durino parecchio e non macchino i fogli durante l’uso.
Per questi semplici adempimenti i più validi e competitivi, sono quelli di AmazonBasics , pochi colori e molto vivaci, che si riconoscono subito, molto competitivi nel prezzo, simpatici da inserire in un bel portamatite perchè danno un tocco di colore.
Se invece la vostra passione sono i mitici Stabilo, e non volete badare al budget (solo per questa volta 😉), potete optare per i classici Stabilo Boss Original.
Gli Stabilo Boss si possono scegliere anche nei graziosissimi colori pastello, in primavera, così come nei nuovi colori dell’autunno.
Penne colorate
Lo so lo so che, ogni tanto possono servire anche delle penne colorate, ma invece della scelta delle solite penne tutte rosse e tutte verdi, il mio suggerimento è un mini kit di pennine gel di colori vari, tra cui scegliere senza impegno il nostro preferito, riducendo i costi di dover garantire gli assortimenti di diversi tipi.
In base al nostro fabbisogno possiamo scegliere una scatola più piccola o più grande di penne gel colorate, rifornendole solo quando sono finite, indipendente dai colori disponibili.
Queste sono le mie preferite in assoluto, le Arteza, che uso sempre in ufficio. Scrivono davvero benissimo e sono caratterizzate da un insuperabile rapporto qualità prezzo.
In alternativa, valide e molto amate sono le Stabilo Pen, tra le preferite per il Bullet Journal, ma molto meno competitive.
Portamatite
In una Segreteria di Direzione o in una Sala Riunioni ben organizzata (ma anche nel nostro spazio di lavoro quando siamo in SmartWorking), non può mancare un Portamatite, il più semplice, funzionale ed elegante possibile.
Il mio personale, che vedete nella foto è di Amazon e può essere usato per il doppio scopo di raccogliere ed organizzare la cancelleria sia per averla a disposizione in una postazione di lavoro fissa che per metterla a disposizione in una sala riunioni, in un armadio accessibile anche agli ospiti e da tirare fuori durante una sessione di lavoro invece che di una riunione formale.
E’ perfetto anche per gli ampi tavoli di lavoro che contraddistinguono i coworking ed alcuni open space, perchè ciascuno può prendere le penne e le matite che gli occorrono, durante il lavoro.
Anche chi, come me, ha l’abitudine di “mettere via tutto alla fine del lavoro”, può trovare utile un piccolo e organizzato portamatite, da utilizzare e tirar fuori tenendo tutti organizzato e a portata di mano, facendolo poi sparire alla “fine del turno”.
Allora cosa ne dici, sei pronta per prendere in mano il Servizio di Cancelleria?
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