06 Lug 2020

Assistente di Direzione e Organizzazione delle Attività. Si può fare con il Bullet Journal?

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Buongiorno e bentornata su AssistenteDallaAallaZeta Quest’oggi vorrei parlarti di Organizzazione delle Attività ed in particolare dell’uso del Bullet Journal for Business per la Gestione del Tempo e delle Attività Professionali. Conosci già il Bullet Journal? Forse sì, ma non so se sai che si tratta di uno strumento prezioso e versatile non solo per la gestione del tempo a livello personale, ma anche per l’Organizzazione delle Attività e per la Gestione dei Progetti anche in ambito professionale. Ebbene sì, il Bullet Journal si usa anche per lavoro, basta sapere come si fa. Per parlarci di Bullet Journal e per iniziare a familiarizzare con questo metodo ho il piacere di ospitare Alessia Toniolo, AlessiaBulletJournals su Instagram, Corporate Office Manager and Events Coordinator e grande appassionata del Quaderno a Punti. Sei pronta? Scopriamo insieme ad Alessia il Mondo del Bullet Journal. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla Zeta Buongiorno Alessia, benvenuta su AssistenteDallaAallaZeta e grazie per aver accettato il mio invito.

Vorresti innanzitutto raccontarci un po’ di te, chi sei e cosa fai?

Ciao Irene, grazie a te! Sono una varesotta che vive a Roma da 10 anni, dove ho costruito una bella famiglia e un’altrettanto bella crescita professionale. Sono stata Personal Assistant per 10 anni in una società digital della capitale e ora sono Office & Event Coordinator nella stessa società.

E della tua passione per Bullet Journal, cosa ci racconti? Come è nata? Come si concilia con il lavoro e con la tua bella famiglia?

Sono passati due anni da quando ho scoperto il metodo Bullet Journal. Nel 2018, dopo essere rientrata dalla seconda maternità, mi sono resa conto di aver bisogno di un’agenda. Perdevo troppe informazioni, troppe scadenze e nel contempo avevo molte più cose da organizzare. Le varie app non mi aiutavano, perchè tendevo a silenziare gli allarmi o a postporli all’infinito. Così mi perdevo oppure rincorrevo costantemente. Mi sono messa a cercare un’agenda, ma in realtà a me serviva anche un planner e al contempo un tracker. Qualcosa insomma che mi permettesse di “Tener Traccia del Passato, Ordinare il Presente e Disegnare il Futuro”. In libreria e online non trovavo nulla che mi soddisfacesse e oltretutto le agende o i planner erano troppo seriosi o troppo adolescenziali. Mi serviva qualcosa “fatto a mano”. Questo è proprio quello che ho cercato su Google “Hand Made Agenda”. Bingo. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla Zeta

Entriamo un po’ nel merito dello strumento, vorresti raccontarci che cos’è il Bullet Journal?

Il Bullet Journal è un Vero e Proprio Metodo. E’ un taccuino bianco, intonso, in cui noi inseriamo Eventi, Task, Obiettivi, Appuntamenti che si muovono al suo interno in maniera fluida, organizzati come dei Bullet Point. A seconda delle proprie necessità questi bullet si organizzano in mesi, settimane o giorni, oppure in pagine dedicate che prendono forma unicamente sui nostri bisogni. Solitamente c’è una parte che funziona come un’agenda e poi tracker e liste di ogni tipo, finalizzati al raggiungimento di obiettivi. L’obiettivo ultimo del Bullet Journal è l’Intenzionalità. Scrivere a mano ci costringe a trovare del tempo per noi, a soppesare le cose che facciamo, visto che spesso la vita routinaria ma incalzante ci fa vivere la vita senza renderci conto di dove stiamo andando. Ci costringe a guardare un foglio su cui noi stessi abbiamo scritto nero su bianco cosa facciamo. Il passaggio successivo, pressoché automatico è: voglio davvero fare queste cose? Le faccio intenzionalmente? Scrivere ci aiuta a fare delle scelte consapevoli.

E qual è la storia del Bullet Journal?

Il metodo è stato realizzato da Ryder Carroll, un digital product designer di New York. Da ragazzo gli fu stato diagnosticato un problema di apprendimento, senza però fornirgli una soluzione. Lui elaborò quindi un taccuino in cui spacchettare i suoi obiettivi e raggiungerli senza avere la sensazione frustrante di perdere il controllo della sua vita. Lui stesso lo definisce il Metodo Analogico dell’Era Digitale.

Abbiamo tutte in mente delle bellissime immagini, tra cui anche le tue, con Bullet Journal ricchissimi e ricercatissimi, bisogna per forza saper scrivere e disegnare così bene per averne uno tutto nostro?

La tua domanda è perfetta, sai? “… uno tutto nostro”. E’ tuo. Lo fai come vuoi e quando vuoi. O forse diciamo che si crea a tua immagine. I bullet journal di Ryder sono essenziali; ci sono dei veri e propri filoni di bullet journal minimalisti. Chi lo fa solo in bianco e nero. Chi incolla immagini ritagliate sul modello dello scrapbooking, chi disegna ricette o chi schizza dei paesaggi. Chi usa i pennarelli e chi l’acquerello e chi una penna sottile nera. Questo è il potere creativo che una pagina bianca esercita sull’essere umano: quando l’uomo ha davanti a se una pagina vuota, esce la sua creatività, che ha miliardi di forme. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla Zeta

E per usare il Bullet Jorunal bisogna per forza pubblicare le foto su Instagram?

Ah! Questo invece è il potere dei social media! No, non bisogna farlo. Instagram o Pinterest per me sono fonti inesauribili di ispirazione. Il piacere della condivisione per me è arrivato di conseguenza.

Bullet Journal in Concreto, da dove si comincia?

Carta e penna. Si prende un taccuino, meglio se a puntini (aiutano nel tracciare le linee) e una penna. Si lascia qualche pagina all’inizio per l’indice, ci si appunta la legenda (ogni bullet ha un simbolo che lo denota accanto) e si comincia. Innanzitutto si creano i future log, una visione a volo d’uccello sui prossimi 6 mesi, dove si inseriscono obiettivi, appuntamenti, eventi: i bullet appunto. Questi bullet si riposizionano creando i mesi e le settimane. Io per esempio non ho un bullet giornaliero, ma settimanale; chi ama scrivere diari, potrà inserire anche i daily log e così avrà anche un diario personale. C’è un viaggio da organizzare? Si farà una o due pagine a parte, inserendo tutti i task per organizzare il viaggio e un rimando ai giorni in cui questi task vanno conseguiti.

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Da un punto di vista organizzativo quali sono i vantaggi di avere un Bullet Journal per la Gestione del Tempo? E quali i limiti e gli svantaggi?

Per me tenere un bullet journal è anzitutto decluttering: svuotare la mente, lasciare le incombenze ad un taccuino che me li custodisce e ne tiene traccia. E’ Tempo per me stessa ed è un relax che porta organizzazione. Forse ti rispondo in modo laterale, ma alla fine qual è l’obiettivo di una buona gestione del tempo se non l’essere rilassati? Lo svantaggio è la sua analogicità. Il limite è quello della carta, delle cose sottoposte ad usura e della sua mancanza di privacy in senso digitale. Se lo perdi, non lo puoi bloccare.

AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla ZetaParlando invece in termini professionali, il Bullet Journal a lavoro, è possibile?

Essendo analogico, il bullet journal non è condivisibile con i colleghi e per me è impensabile lavorare senza condivisione. Al momento io lo uso solo per la mia vita personale, anche se elementi professionali vi rientrano, soprattutto in occasione di eventi lavorativi particolari che impattano sulla mia organizzazione generale. A casa lo condivido lasciandolo sul bancone della cucina; in realtà mio marito non lo apre mai, ma è lì se, per esempio, ha bisogno di sapere cosa hanno mangiato i bambini: così sa cosa preparargli. Io lo dimenticavo sempre, lui lo scriveva sui post-it che poi perdevamo. Ora c’è un tracker dedicato ogni mese.

Ed in termini operativi, secondo te, è possibile utilizzare il Bullet Journal per l’Organizzazione delle Attività Professionali? 

Secondo me, il bullet è uno strumento molto personale, che rispecchia la nostra mente. Quindi se l’attività professionale è singola o quasi, sarà certamente utile nel raggiungimento del proprio obiettivo professionale.

Una domanda mi sta molto a cuore, Bullet Journal per Lavoro e Bullet Journal per la Vita Privata, oppure uno che raggruppi tutto insieme?

Sulla mia scrivania in ufficio ci sono 2 taccuini sempre aperti: il mio bullet e il taccuino (anche questo bianco) per il lavoro, dove inserisco giornalmente gli appunti, spesso evidenziati e ripresi con le linguette adesive. Come ti dicevo prima, ci sono certi appuntamenti o eventi lavorativi che influenzano la vita personale, quindi spesso compaiono, ma più come un alert ad organizzarsi per affrontare al meglio il lavoro. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla Zeta

E in particolare sul tema Assistente di Direzione e Bullet Jorunal, quali sono i suggerimenti che vorresti darci per iniziare ad utilizzarlo? Come lo utilizziamo? Da dove cominciamo?

Il primo suggerimento è quello di non farsi spaventare da una pagina bianca. E’ paralizzante, lo so! Bisogna togliere le nostre inibizioni e lasciarci andare: non ci sarà nessuno a giudicarci se non noi stessi e dobbiamo essere indulgenti. Per iniziare lo sostituirei all’agenda tradizionale oppure inizierei, così, da zero.

Il rischio talvolta è iniziare qualcosa sull’onda dell’entusiasmo, e poi? Quali sono, secondo te, i segreti per riuscire a portare avanti il Bullet Journal con costanza ed efficacia?

Il segreto è che non devi portarlo avanti per forza. E’ tuo. Ti serve e ne trai giovamento? Lo fai. Non è funzionale, efficace o soddisfacente per te? Smetti. Potresti anche farlo quando ti serve: è un taccuino, non avrai mai dei buchi. E’ importante tenere a mente che non lo si fa per moda o per i social; serve a noi stessi per vivere intenzionalmente.

Spesso suggerisco uno o più libri per chi ha piacere di approfondire un po’, sul tema Bullet Journal Libro, cosa ci suggerisci?

Non sprecherei denaro in manuali, per capire come e cosa fare basta Pinterest e Instagram. Suggerisco solo il libro “Il Metodo Bullet Journal” di Ryder Carroll. Al di là della spiegazione del metodo, è una splendida lettura che consiglio a tutti. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Alessia Il Metodo Journal di Ryder Carroll Assistente Dalla A alla Zeta

Quali sono invece gli oggetti che ci occorrono? Tu in particolare quali quaderni, penne e accessori utilizzi?

Ah, qui apri il mondo della dipendenza da cartoleria! Rimaniamo sul basico: un taccuino puntinato, un pennarello a punta fine, qualche pennarello colorato a piacere e qualche evidenziatore. Investirei solo in un buon taccuino, il resto verrà da sè piano piano a seconda della nostra inclinazione. Ho iniziato con due Leuchtturm, sono perfetti. Ora sto usando un Archer&Olive, ma è già più caro e di importazione dagli USA.

Grazie Alessia per aver scelto di condividere con noi i Segreti del Bullet Journal for Business e le belle immagini del tuo vero Bullet Journal, quello che usi ogni giorno.

Noi ci vediamo tutte su Linkedin dove potrai conoscere un po’ di più Alessia Toniolo  e su Instagram per seguire AlessiaBulletJournals  e continuare a scoprire i segreti del suo Bullet Journal. AssistenteDallaAallaZeta Parole Chiave Assistente di Direzione Organizzazione Attività Alessia Toniolo Bullet Journals Monthly Log Assistente Dalla A alla Zeta

Libro che Abbiamo Letto

Il Metodo Bullet Journal di Ryder Carroll

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Irene Linguari

Irene Linguari

Executive Personal Assistant con 25 anni di esperienza e Project Manager dal 2007. Trainer, Speaker e Mentor, ha teorizzato per prima le Competenze Specifiche della Professione di Assistente. Former Hr Business Partner e Diplomata Consulente d’Immagine all’Istituto Europeo di Design.

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