01 Set 2021

L’Assistente di Direzione ed il Processo di Selezione. 10 Regole di Galateo e di Relazione, utili per il Colloquio di Lavoro di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant

 Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Lavoro Carriera Ricerca e Selezione Colloquio di Lavoro Assistente Dalla A alla ZetaBuongiorno e bentornatə su AssistenteDallaAallaZeta.

Quali sono le regole di galateo che è richiesto all’Assistente di Direzione rispettare in occasione di un colloquio di lavoro?

Le stesse buone norme suggerite a tutti i professionisti con una significativa dose aggiuntiva di tatto e buone maniere, che sono ingredienti fondamentali nelle professioni di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant.

Le indicazioni che trovi di seguito possono esserti utili per prepararti, per tempo ed in maniera efficace, ai prossimi colloqui di lavoro di cui stai aspettando, con impazienza, l’invito.

Irene Linguari AssistenteDallaAallaZeta Assistente di Direzione Executive Assistant Office Manager Personal Assistant Lavoro Carriera Ricerca e Selezione Colloquio di Lavoro Assistente Dalla A alla Zeta

Una Buona Prima Impressione

1. Massima puntualità, nei tempi e nei modi.

Occorre arrivare per tempo, meglio con un piccolo anticipo, utile soprattutto per le registrazioni negli incontri in presenza. Si dice nei tempi e nei modi, perché ovviamente non bisogna essere in ritardo, ma neanche di arrivare di corsa o apparire stressati per il viaggio.

Il luogo dell’incontro corrisponde potenzialmente alla vostra sede di lavoro e ci si aspetta non sia così impegnativa da raggiungere quando, nonostante la diffusa prassi dello SmartWorking, è richiesta la vostra presenza in ufficio.

Se una situazione, davvero d’emergenza, dovesse imporre un ritardo imprevedibile ed ingestibile, è necessario avvisare appena possibile, scusandosi e facendo previsioni realistiche o rispettose. Per completezza d’informazioni tengo a sottolineare che situazioni d’emergenza vuol dire autostrada chiusa per un evento eccezionale o il blocco della circolazione ferroviaria, non un treno in ritardo o, peggio ancora, il traffico quando ci si reca in auto.

Il traffico è fisiologico (soprattutto a Milano e a Roma, ndr) e considerarlo un’emergenza è professionalmente poco serio e profondamente irrispettoso da un punto di vista personale, giocando apertamente per farvi fare una pessima prima impressione.

Nel caso di un colloquio online valgono le stesse regole, collegandosi per tempo, 4 o 5 minuti prima dell’ora stabilità, ben focalizzatə con tutti gli strumenti pronti.

2. Vietato fumare

Non si fuma mai negli spazi chiusi, in occasione del colloquio, ma è anche buona norma evitare di fumare negli spazi esterni dell’azienda ospite, per buona educazione, ma soprattutto per evitare di apparire nervosi o per non rischiare di portarsi dietro quel fastidioso odore, fresco fresco, ma che di fresco non ha nulla.

Se al vizio non sai resistere, ritagliati 5 minuti tutti per te, prima di giungere a destinazione, ovviamente non in auto e prendendo la buona abitudine di un paio di spruzzi di uno spray apposito, gusto mentolato, in alternativa a caramelle e chewing gum che sono certa non hai neanche preso in considerazione.

3. Dress Code Curato

Lo stile dovrà sempre essere curato ed in linea con la mansione proposta ed il settore specifico e, se sono note, vicino alle linee guida aziendali dell’organizzazione che ha promosso la selezione.

Essere curati non vuol dire per forza eleganti, ma, perdonami l’onestà, vuol dire freschi e sobri, con abiti che, prima di essere griffati o costosi, sono puliti, ci cascano a pennello, sono adatti alla situazione e ci rendono sicuri di noi.

Ricordati che il segreto di uno stile perfetto sta, prima di tutto, nell’essere in ordine ed a proprio agio nei propri panni, così come nella scelta saggia di vestire sempre come la posizione, non che si ricopre, ma che si vuole ricoprire, in particolar modo quando si è invitati ad un colloquio di lavoro.

Piccola nota per le Signore e non solo, evitare make-up forti, troppa pelle a vista, accessori rumorosi e profumi troppo invasivi, mentre gli occhiali da sole si indossano… al sole e si tolgono (e si ripongono) all’ingresso in azienda.

4. Nuove Regole 

L’emergenza non è archiviata ed occorre continuare a rispettare scrupolosamente le regole di distanziamento, utilizzo tassativo della mascherina al chiuso e igiene delle mani.

E’ corretto presentarsi, ai colloqui in presenza, già muniti della propria mascherina, chirurgica o Ffp2, evitando quelle in tessuto che potrebbero essere non ammesse, con l’accortezza di indossarla prima di entrare in azienda e senza bisogno di specifici inviti.

All’ingresso si presterà attenzione alla segnaletica che identifica gli spazi e si accetterà senza battute o commenti la misurazione della temperatura e l’invito a disinfettarsi le mani, scegliendo di usare in alternativa i guanti, possibilmente neri e non bianchi, solo se si hanno particolari esigenze o le mani molto sensibili, disinfettandoli mentre si indossano.

Come per gli smokers, in caso di necessità, una spruzzata di un valido spray alla menta ci aiuterà anche durante l’uso della mascherina.

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Discrezione, Cortesia e Rispetto

5. Prima le basi

Si saluta e ci si presenta, ringraziando per la convocazione all’arrivo, salutando e ringraziando per l’opportunità e per il tempo dedicato alla fine, facendo magari seguire una mail di ringraziamento, evitando telefonate, sms e chat.

Durante il colloquio il cellulare spento. E spento vuol dire spento, non in modalità silenziosa, con vibrazione, solo con il lampeggiante acceso o altri coloriti affetti alternativi. Spento vuol dire spento.

6. Evitiamo i pettegolezzi

Va accuratamente evitato di dare giudizi di qualsiasi natura e sotto qualsiasi forma, inclusi smorfie e sguardi al cielo, relativamente ad aziende, colleghi e soprattutto Assistiti, passati e attuali.

Questa regola, valida per ogni candidato, diventa tassativa nei ruoli di Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant, che hanno nella riservatezza il fondamento della propria deontologia professionale.

La scelta di condividere aneddoti e pettegolezzi non è solo irrispettosa, ma pericolosa, perché può costarti cara anche ai fini della selezione.
Chi sceglierebbe per sé un Assistente che racconta particolari intimi del suo attuale Assistito, si aspetterebbe di essere oggetto di simile mancanza di rispetto.

7. Argomenti pericolosi

Evitiamo di fare riferimento a passioni politiche, orientamento religioso e fedi calcistiche, se esterne al nostro preciso ambito professionale, con la sola eccezione di Assistenti che ambiscono a lavorare per una squadra di calcio, per un’istituzione religiosa o per un’organizzazione politica, quando è invece possibile condividere un elevato coinvolgimento, anche su temi altrimenti più riservati.

La discrezione va mantenuta anche su altri temi profondi, evitando di esprimersi su posizioni etiche e questioni morali come matrimonio, divorzio e maternità, orientamento affettivo e, ovviamente, non si parla di sesso per nessun motivo.

Su questo punto, l’aspetto su cui mi sento di portare la vostra attenzione, è quello del rispetto, reciproco, degli altrui pensieri e sensibilità, considerando che un colloquio di lavoro, in particolar modo il primo, è un momento per conoscersi e presentarsi, per parlare di lavoro e di molti valori che sono legati alla propria attività professionale, non è il luogo adatto per esprimere giudizi o rivendicazioni politiche.

Non vanno accettate ingerenze e discriminazioni, per altro illegali, ma allo stesso modo non è corretto trasformare un’occasione di incontro professionale in una tribuna politica o sportiva, ed è buona norma astenersi dal parlare di argomenti che, per loro natura, oltre ad essere personali sono spesso molto divisivi.

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Onestà e Relazione

8. Raccontiamoci con onestà e rispetto

Durante la fase di selezione per un lavoro, in particolare come Executive Assistant, Office Manager e Personal Assistant, si incontrano uno o più selezionatori ed è importante mantenere con loro un approccio onesto e il più possibile professionale, con l’obiettivo di creare una relazione autentica.

Durante i contatti preliminari, il colloquio e le eventuali fasi successive (che ti auguro con tutto il mio cuore) si risponde con onestà e cortesia, evitando di dilungarsi in dettagli minori e prestando attenzione agli eventuali cali di attenzione o dubbi del selezionatore.

Siamo onesti anche quando dobbiamo presentare fasi poco positive della nostra carriera, comprensibili e purtroppo per nulla rare oggi, e spieghiamo gli eventuali cambiamenti radicali che ci hanno interessato, come cambiare città o abbandonare una professione per sposarne un’altra, per amore di nostri bambini.

Evitiamo di dipingerci come non siamo, di millantare competenze o, scelta ancora più inelegante, conoscenze e contatti altolocati e, dato il nostro ruolo, evitiamo di vantarci quando ci troviamo a frequentare determinati ambienti.

Tu sei tu e questo è il tuo più grande valore, la tua unicità è un pregio assoluto, valorizzala.

9. Dimentichiamo i precedenti

Durante il colloquio, in particolare, ci si relaziona con una persona in particolare, il selezionatore, e con lui o lei soltanto.
La selezione è gestita da due persone? Ci si relaziona con loro e solo con loro, partendo da zero.

Su questo punto mi sento di portare la tua attenzione perché diverse testimonianze e alcune, peraltro opportunistiche, prese di posizione stanno portando ad un’escalation di contestazioni e facili giudizi nei confronti di selezionatori singoli, di intere società di selezione e della categoria dei selezionatori nella sua globalità, scelta che va a discapito proprio dei candidati.

L’abitudine alla polemica, che si allontana sempre più dalle dovute contestazioni per alcuni episodi davvero gravi o per altri di dubbio gusto, arriva a costruire crociate senza fine verso la categoria dei selezionatori, anche di fronte ad episodi appena ineleganti o dovuti ad errori individuali e, anche se ti sembrerà banale, ricorda che non tutti i selezionatori sono uguali ed il tuo obiettivo non è risanare un settore, ma essere selezionato per una determinata posizione aperta. Non dimenticarlo.

È quindi molto importante non avere pregiudizi nei confronti del selezionatore che stiamo incontrando ed evitare accuratamente, di costruire un dialogo basato sui racconti di esperienze negative vissute e comportamenti subiti durante precedenti percorsi di selezione.

Quella che stiamo vivendo è un’opportunità, non una concessione, ma allo stesso tempo rappresenta una concreta possibilità di venire scelti per il lavoro che stiamo cercando, per il lavoro dei nostri sogni, per un lavoro che ci serve o per un lavoro che paga le bollette.

Il colloquio è uno step che ci consente di procedere in un percorso che ha come obiettivo l’accesso ad un lavoro, sfidante e invidiato o duro ma necessario, ma pur sempre un lavoro. Non dimentichiamolo.

Lasciamo che le nostre esperienze, anche se per noi dolorose, non pesino sul giudizio nei confronti di un professionista che sta a sua volta lavorando e che sta dando il suo contributo affinché si apra per noi una nuova possibilità professionale, trattiamolo con rispetto e con la dignità professionale che merita.

Dal tuo punto di vista ti chiederei come ti sentiresti se il selezionatore condisse il colloquio con un bel po’ di stereotipi sulla “segretaria vecchia scuola” o peggio esordisse raccontando con “quanti Assistenti impreparati e arroganti si trova sempre per le mani” e “che fatica che si fa a trovare gente che sappia fare il proprio lavoro” Sgradevole, vero?

10. Un Approccio Costruttivo

Non commettere l’errore di presentarti, in presenza o online, covando del risentimento verso la persona che ti sta di fronte come rappresentante di una categoria di cattivoni impenitenti perché finirai per proiettare questa visione sul tuo interlocutore.

Riserva al colloquio ed al selezionatore il giusto spirito costruttivo, si tratta di un’opportunità sotto tutti i punti di vista, professionale ed umana e, imparando ad ascoltare, scopriresti nel tuo selezionatore una persona rispettosa ed attenta a te e che svolge, come molti di noi, il suo lavoro nonostante le task e le innegabili difficoltà del momento.

Affronta il colloquio con la giusta onestà, soprattutto intellettuale, con uno spirito costruttivo, senza nascondere gli aspetti negativi, le difficoltà o i limiti che sono presenti, come la necessità di un lungo preavviso, tempi necessari per il trasferimento nella nuova città o l’impossibilità di fare lunghe trasferte e, con il giusto mix di rispetto e discrezione, facendo presente che altre selezioni sono in corso.

Concentra il tuo focus su quello che puoi offrire, facendo presente quello che sai fare e quello che puoi fare per la nuova azienda, raccontando i tuoi traguardi e il contributo che hai saputo dare durante le tue precedenti esperienze, l’impegno che metti ogni giorno nel tuo lavoro e quanto credi nell’organizzazione dove ambisci a lavorare.

Nel caso incappassi in comportamenti manchevoli o sgarbati, tieni i commenti negativi per il bar, lontano da orecchie indiscrete oltre che, tassativamente, lontano dai colloqui di lavoro (e dai social network, ma questa è un’altra storia 😉).

Ed ora non mi resta che augurarti, con tutto il cuore, un  grande In Bocca Al Lupo per il tuo Prossimo Colloquio di Lavoro come Assistente di Direzione, Office Manager o Personal Assistant.

A proposito del Lavoro dell’Assistente 

Scopri i contenuti dedicati al Lavoro dell’Assistente di Direzione, Office Manager, Executive e Personal Assistant nella sezione dedicata alla nostra parola chiave J come Job

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Ed in particolare, sul tema Selezione, la nostra intervista a Delia Simone

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Irene Linguari

Irene Linguari

Executive Personal Assistant con 25 anni di esperienza e Project Manager dal 2007. Trainer, Speaker e Mentor, ha teorizzato per prima le Competenze Specifiche della Professione di Assistente. Former Hr Business Partner e Diplomata Consulente d’Immagine all’Istituto Europeo di Design.

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