Organizzazione Eventi
L’Organizzazione degli Eventi rientra spesso nelle Responsabilità di Assistenti di Direzione ed Executive Assistant, così come di Personal Assistant anche per gli eventi della Famiglia.
Il Dizionario Tematico di AssistenteDallaAallaZeta ti guida alla scoperta dei principali Termini e Strumenti utili nell’Organizzazione di Eventi.
L’Assistente di Direzione e gli Eventi
L’Organizzazione di Eventi come Responsabilità dell’Assistente di Direzione
Tra le Responsabilità dell’Assistente di Direzione, rientra frequentemente il Supporto nella Pianificazione degli Eventi e, non di rado, ad Executive Assistant e Personal Assistant ne è richiesta la completa Organizzazione.
Spesso la sua professionalità è coinvolta in primo piano perchè da tramite con il proprio Assistito, chiamato a visionare ed approvare programma e costi dell’evento, oltre che talvolta i contenuti.
Il proprio Assistito potrebbe essere inoltre un relatore, ed anche qui il supporto dell’Assistente è fondamentale, per redigere magari il materiale espositivo (presentazione power point, video, ecc…) o per interagire con gli organizzatori, per suo conto.
Che cos’è un Evento
Un Evento e soprattutto un Evento Aziendale è un potente strumento di Comunicazione, Condivisione e Relazione che può assumere diverse forme in base al Target e gli Obiettivi che l’Organizzatore si pone.
Sia che si tratti di Eventi Aziendali, che Personali, è strategico partire da questi due elementi guida, così come iniziare a differenziare tra Eventi Fisici, Virtuali, Ibridi.
Considerando Target ed Obiettivo, è fondamentale per l’Organizzatore, nel nostro caso per l’Azienda, considerare il miglior format e la migliore formula organizzativa per l’iniziativa specifica, perché ogni evento è un Progetto Unico con un Risultato Unico.
Il Target è il Destinatario dell’Evento
A chi ci rivolgiamo, chi ci aspettiamo partecipi?
Chi è il destinatario dello sforzo che l’Organizzatore compie nell’ideare e realizzare l’evento?
L’Obiettivo è lo Scopo, il Perché dell’Evento
Cosa vogliamo ottenere, che esperienza vogliamo che i partecipanti vivano o sperimentino?
Cosa vogliamo che si portino via e che ricordino?
I Target dell’Evento
Eventi B2B, Business to Business
L’indicazione di B2B, Business to Business, indica la relazione tra due o più aziende che può essere identificata da una condizione venditore-cliente così come da partnership, cioè un rapporto paritario.
Gli Eventi B2B, Business to Business, sono incontri o manifestazioni che vengono organizzati da un’Azienda per una o più Aziende e possono avere diversi formati ed essere organizzati in luoghi diversi, ad esempio all’interno di una fiera di settore, così come la stessa fiera di settore, se non aperta al pubblico, è di per sé un evento B2B.
Lo Scopo di un Evento B2B è creare un’occasione d’incontro tra Aziende con l’obiettivo di conoscersi, creare relazione così come sviluppare una partnership già avviata, presentare nuovi prodotti e servizi così come costruire occasioni di vendita.
Uno Scopo importante degli Eventi B2B è anche creare occasioni di incontro che consentano di conoscere meglio i propri clienti, attuali e potenziali, così come conoscere meglio i comportamenti e gli orientamenti del proprio mercato di riferimento.
Eventi B2C, Business to Consumer
L’indicazione di B2C, Business to Consumer, indica la relazione tra l’Azienda ed il suo o i suoi Clienti quando questi sono Consumatori Privati che acquistano e utilizzano i suoi prodotti e servizi.
E’ un’esperienza B2C, ad esempio, l’acquisto da parte di un Consumatore, un Privato, di uno o più capi in un negozio di abbigliamento, così come lo è l’utilizzo della prestazione di un parrucchiere.
Gli Eventi B2C, Business to Consumer, hanno lo scopo di creare così come di intensificare la relazione tra un’Azienda e i propri Clienti Privati ed hanno lo scopo di finalizzare nuovi flussi di entrate, commercializzare un nuovo prodotto e servizio, così come di aumentare la percezione del valore di quella marca, spesso identificato come Branding.
Tipi di Eventi, la Modalità
Eventi Fisici
Gli Eventi Fisici sono la soluzione migliore quando c’è bisogno di un incontro in presenza tra i partecipanti e quando si rende necessario stimolare l’interazione.
Eventi Virtuali
Gli Eventi Virtuali si svolgono esclusivamente online e su piattaforme digitali. Le piattaforme di hosting per eventi virtuali dispongono, in particolare, di diverse funzionalità che facilitano l’interazione tra gli organizzatori ed i partecipanti.
Eventi Ibridi
Gli Eventi Ibridi sono un mix tra eventi dal vivo ed eventi virtuali e sono un’ottima soluzione per mettere in contatto persone provenienti da luoghi diversi e sviluppare una comunità globale di professionisti con un determinato background.
La Formula degli Eventi Ibridi può prevedere sessioni in presenza e in digitale alternati o contemporanei, dove qualcuno presenzia mentre altri sono collegati in remoto. Oggi la maggior parte degli eventi fisici portano sempre con sé anche questa componente virtuale.
Tipi di Eventi, i Format
Conferenze
La Conferenza è un evento formativo-informativo, in presenza, che riunisce un grande numero di persone con interessi comuni con lo scopo di informarle, condividere contenuti ed eventualmente di aprire con loro una discussione su argomenti rilevati.
E’ un tipo di Evento che può accogliere da poche centinaia a migliaia di partecipanti e per questo richiede spazi e servizi adeguati, che vanno selezionati con cura e che possono essere scelti in una località particolare anche molto lontana dalla sede dell’organizzatore o del committente.
Allo stesso modo si tratta di un evento che richiede una pianificazione di lungo periodo e un’organizzazione strutturata, impeccabile da un punto di vista tecnico e attenta alle esigenze dei partecipanti, così come richiede il coordinamento attento di Relatori ed Ospiti.
Seminari
Il Seminario è un evento formativo-informativo, in presenza, di solito costituito da una singola sessione dedicata ad un tema specifico ed organizzato per un gruppo ristretto, e talvolta selezionato, di persone.
E’ un evento spesso interattivo e con obiettivi sia formativi che motivazionali, che viene frequentemente organizzato dalle Aziende per i propri Collaboratori.
Possiamo descriverlo come una conferenza in formato ridotto e con un formato molto più snello.
Richiede sempre uno spazio fisico adeguato al numero dei partecipanti, che per gli eventi aziendali può essere interna o vicina alla sede, così come richiede un’organizzazione puntuale, anche se la pianificazione può essere più rapida e snella.
Webinar
Il Webinar è un evento formativo-informativo digitale, che si svolge cioè su una piattaforma web, e che possiamo identificare come un seminario virtuale.
Ha abitualmente lo scopo di informare o formare i partecipanti, presentare idee nuove in un certo settore o sensibilizzare su un argomento specifico.
Può essere interattivo prevedendo, ad esempio, un momento di Q&A, cioè di domande e risposte, abitualmente verso il termine dell’evento, così come può prevedere uno spazio di scambio durante tutto lo svolgimento, ad esempio utilizzando le chat interne alle piattaforme che ospitano il Webinar.
Per questo evento, ai partecipanti e soprattutto agli organizzatori, è richiesta una connessione veloce e molto stabile, oltre ad eccellenti collegamenti audio e video.
Workshop
Il Workshop è un evento, tradizionalmente in presenza, cui partecipano diversi attori generalmente appartenenti ad un gruppo omogeneo.
Possiamo considerare il Workshop come un laboratorio dove si lavora attivamente ad attività precise e molto concrete, su contenuti specifici e con l’obiettivo di raggiungere un risultato finale.
Il Risultato di un Workshop può essere un obiettivo di innovazione, di prodotto e di processo, così come può avere un obiettivo formativo e di crescita personale.
Frequentemente i Workshop sono eventi che coinvolgono dipendenti e collaboratori di una stessa Azienda, così come appartenenti ad uno stesso Settore di Attività o Distretto Produttivo.
Fiere ed Esposizioni
La Fiera è un evento che ha lo scopo di presentare l’Azienda e/o i suoi Prodotti e Servizi sul Mercato.
Può avere uno scopo generale, talvolta istituzionale, così come uno scopo molto preciso, verticale su un target ristretto e dedicato ad un singolo Prodotto-Servizio o Linea di Prodotti e Servizi.
Può servire a creare conoscenza, spesso clamore, rispetto ad un nuovo prodotto, così come al rilascio e rilancio di un prodotto esiste da tempo disponibile in una nuova versione o fruibile con una nuova modalità.
Può consentire all’Azienda di presentare al proprio Mercato di Riferimento, così come a Mercati Nuovi, la propria realtà produttiva o un’innovazione-rivoluzione recentemente introdotta.
E’ un evento molto concreto che da la possibilità all’Azienda di scoprire il Mercato così come di presentarsi ad esso, di stabilire Nuovi Contatti e di Vendere i propri Prodotti.
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