Viaggi, Trasferte e Note Spese
L’Organizzazione dei Viaggi è una delle principali Aree di Attività che riguardano il Presidio della Segreteria di Direzione ed è una delle Responsabilità di Assistente di Direzione ed Executive Assistant.
Questo Dizionario ti guida alla scoperta dei principali Termini e Strumenti utili nella Gestioni dei Viaggi Aziendali.
Travel Manager e Travel Policy
Travel Manager
E’ la Figura Professionale che nelle Aziende, Studi Professionali e Istituzioni, ha la Responsabilità della Gestione dei Viaggi e Trasferte.
Contrariamente a quello che si potrebbe pensare, il Ruolo del Travel Manager non si occupa (solo) dell’Organizzazione dei singoli Viaggi e Prenotazioni, ha piuttosto la Responsabilità del Servizio Viaggi nel suo complesso, occupandosi di identificare Piattaforme e Tool di Riferimento, validare i Fornitori, stringere Convenzioni e Accordi Quadro, definire gli Standard ed i Budget per ogni tipologia di Viaggio di Lavoro, così come di presidiare il Budget Viaggi Aziendali, oltre a Elaborare e, periodicamente, aggiornare, la Travel Policy, di cui è diretto, o diretta, responsabile.
Travel Policy
E’ il Documento Aziendale che raggruppa tutte le Regole che disciplinano la pianificazione, l’approvazione e l’esecuzione dei Viaggi di Lavoro, da parte sia dei Manager che dei Collaboratori, definiscono le Linee Guida e i Budget previsti per ciascun tipo di Trasferta, es. Nazionale ed Internazionale, per ogni Viaggiatore Tipo e per ogni Sistemazione, così come raccoglie le Procedure di Riferimento per la Gestione delle Spese a livello aziendale, della Presentazione delle Note Spese da parte dei Collaboratori e le indicazioni per i Relativi Rimborsi.
Trasferta, Missione e Tipi di Trasferte
Trasferta o Viaggio Lavoro
Viaggio effettuato da un Manager o da un Collaboratore per conto dell’Azienda per partecipare ad una riunione, ad esempio un incontro con un cliente, ad un sopralluogo preliminare per un progetto o ad un intervento tecnico.
La Trasferta ha di solito un obiettivo specifico può essere identificato come Missione.
Missione
E’ un compito specifico affidato a un Manager o ad un Collaboratore che richiede uno spostamento temporaneo per svolgere la propria attività lavorativa presso un luogo diverso dall’abituale sede di lavoro.
Trasferta Nazionale
Viaggio di lavoro effettuato in Italia, sul territorio nazionale e all’interno dei confini, senza superare frontiere internazionali.
Di solito si considera come Trasferta Nazionale anche i viaggi a San Marino e Città del Vaticano.
Trasferta Internazionale
Viaggio di lavoro che si svolge fuori dall’Italia che prevede lo spostamento oltre i confini nazionali e richiede che si superino una o più frontiere internazionali, spesso prevedendo voli internazionali.
In questi casi occorre distinguere tra Trasferta Internazionale UE e Trasferta Internazionale Extra-UE.
Trasferta Internazionale UE
Viaggio di lavoro effettuato in uno dei paesi dell’Unione Europea e in quelli che non appartengono all’Unione Europea e che aderiscono comunque all’Area Schengen, dove è garantita la libera circolazione delle persone.
Per questi viaggi non è generalmente richiesto il passaporto, non sono mai richiesti visti, né turistici né di lavoro, anche se è sempre richiesto viaggiare con il documento d’identità.
Trasferta Internaz. Extra-UE
Viaggio di lavoro svolto Fuori dall’Italia e Fuori dall’Unione Europea e dall’Area Schenghen.
Richiede quasi sempre un passaporto valido, con talvolta indicazioni precise sulla validità residua, e in alcuni casi prevede il rilascio di documenti specifici, come il Visto di Viaggio.
Visto di Viaggio e Tipologie di Visti
Visto – Visto di Viaggio
Autorizzazione ufficiale rilasciato dalle Autorità di un Paese che consente al Titolare, il Viaggiatore, di entrare, soggiornare e viaggiare all’interno di quel paese per un determinato periodo di tempo e per motivi precisi.
A seconda dello scopo del viaggio, ed in base alle regole di ciascun paese, ad un Viaggiatore può essere rilasciato un Visto Turistico, un Visto per Affari, un Visto per Lavoro
Visto Turistico
Autorizzazione ufficiale rilasciato dalle Autorità di un Paese che consente al Titolare, il Viaggiatore, di entrare, soggiornare e muoversi all’interno del paese per un periodo stabilito e solo per motivi di turismo, vacanze, visite a familiari o amici, senza permesso di svolgere attività lavorative, che se svolte sono considerate un reato. Di solito prevede una procedura semplificata per la richiesta.
Visto per Affari
Autorizzazione ufficiale rilasciato dalle Autorità di un Paese che consente al Titolare, il Viaggiatore, di entrare, soggiornare e muoversi all’interno del paese per un periodo stabilito e solo per motivi legati all’attività professionale, come partecipare a riunioni, conferenze, fiere, incontri commerciali o esplorare opportunità di business ed anche in questo caso senza svolgere attività lavorative retribuite nel paese ospitante.
E’ il visto più frequentemente richiesto dall’Assistente di Direzione per Manager e per i Collaboratori.
Visto di Lavoro
Autorizzazione ufficiale rilasciato dalle Autorità di un Paese che consente al Titolare, il Viaggiatore, di entrare, soggiornare e muoversi all’interno del paese e, in aggiunta, di lavorare legalmente nel paese ospitante per un periodo specifico, quindi di svolgere un lavoro retribuito alle dipendenze di un’azienda che ha sede in quel paese.
E’ un visto di solito più complesso da richiedere e da ottenere, che può prevedere procedure piuttosto lunghe.
Identificazione del Viaggio in base alla Distanza
Breve Raggio
Viaggio di lavoro caratterizzato da una durata breve e una distanza relativamente corta, generalmente all’interno dello stesso paese o tra paesi vicini.
Medio Raggio
Viaggio di lavoro che copre una distanza intermedia, spesso tra diversi paesi europei o regioni contigue, con una durata di volo che va da 2 a 4 ore.
Lungo Raggio
Viaggio di lavoro che implica una lunga distanza, generalmente intercontinentale, con voli che superano le 4 ore di durata e che richiedono pianificazioni più complesse.
Hotel – Trattamenti Alberghieri
Trattamento Pensione Completa
Opzione di alloggio che prevede tre pasti al giorno, colazione, pranzo e cena, che sono già previsti ed inclusi nella quotazione alberghiera.
E’ una soluzione utilizzata piuttosto raramente nel caso di viaggi di lavoro perché limita di molto le libertà di spostamento dei Tecnici ed allo stesso modo è poco utilizzata nel caso di Manager perché il pranzo viene generalmente dedicato a colazioni di lavoro ed altri incontri di rappresentanza.
Trattamento Mezza Pensione
Opzione di alloggio che prevede il pernottamento ed un secondo pasto, generalmente la cena, che sono già previsti e inclusi nella quotazione alberghiera.
Il pasto aggiuntivo, generalmente il pranzo, può essere previsto come opzione aggiuntiva in alcune strutture.
Nei viaggi di lavoro, ad esempio per gli interventi tecnici e per l’installazione degli impianti, questa è la soluzione utilizzata più di frequente.
Trattamento B&B Bed & Breakfast
Opzione di alloggio che prevede il pernottamento e la prima colazione.
I pasti aggiuntivi, in alcune strutture, possono essere previsti come opzione aggiuntiva e quotati a parte.
Trattamento Solo Pernottamento
Opzione di alloggio che prevede solo il pernottamento, senza i pasti.
I pasti aggiuntivi, a partire dalla colazione, possono essere, in alcune strutture, previsti come opzione aggiuntiva e quotati a parte.
Note Spese, Fondi Spese e Acconti
Nota Spese
Documento dettagliato che elenca tutte le spese sostenute da un Manager o da Collaboratore nel corso del mese o durante una singola trasferta ed ha quindi come scopo, dal lato del Viaggiatore, ottenere il rimborso delle spese sostenute.
E’ anche lo strumento per raccogliere ed organizzare, a livello sia amministrativo che organizzativo, le spese sostenute dal Viaggiatore affinché possano essere evidenziate nella contabilità aziendale e tracciate a livello di progetto, quando si tratta ad esempio di un intervento tecnico destinato presso un cliente che va fatturato.
La Nota Spese, che oggi può essere cartacea o digitale, anche grazie a specifiche applicazioni, è sempre completata dai Giustificativi Spese.
Giustificativi Nota Spese
Con il termine Giustificativi Spese ci si riferisce a tutti quei documenti, il più possibile fiscali o formali, che comprovano l’avvenuta spesa e ne descrivono la natura, quali biglietti di mezzi pubblici, fatture di hotel e ristoranti così come fatture di acquisto di materiali da utilizzare in occasione della trasferta, scontrini e ricevute, ad esempio di parcheggi e taxi.
Acconto Spese
Somma di denaro anticipata a un dipendente per coprire le spese previste durante un viaggio di lavoro.
Si tratta di una somma anticipata al bisogno e restituita a fine viaggio o a fine progetto che non costituisce una riserva sempre disponibile quanto una possibilità dedicata ad un singolo evento per evitare che il Collaboratore si trovi a dover far fronte a spese, talvolta importanti, anticipandole con fondi propri che, ricordiamo, potrebbe non avere disponibili.
Molto raramente un acconto spese viene rilasciato ad un Manager se non in casi specifici o situazioni inattese, poiché generalmente al Manager, cosi come ai Collaboratori che viaggiano di frequente, è riservato un Fondo Spese Permanente.
Fondo Spese – Fondo Spese Permanente
Fondo destinato a coprire le spese di viaggio ricorrenti per i dipendenti, gestito dall’azienda.
Viene erogato al Manager o al Collaboratore all’inizio della sua attività in azienda o all’inizio del periodo previsto di trasferte, per esempio in caso di cambio mansione.
Al termine dell’attività in azienda, per dimissioni o per pensionamento, alla persona è chiesta la restituzione dell’intero fondo spese anticipato.
La diffusione delle Carte di Credito assegnate a ciascun Manager o Collaboratore ha ridimensionato l’uso del fondo spese ora presente come fondo residuale, per piccole spese in contanti ove la carta non è utilizzabile, o come fondo di riserva, disponibile per il Viaggiatore nel caso di blocco accidentale della carta o superamento dei plafond.
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