Il Telefono è uno strumento di uso comune per ciascuno di noi e per molte di noi, Assistente di Direzione ed Office Manager, rappresenta la porta sempre aperta al proprio ufficio ed al proprio lavoro ed è inoltre uno strumento comunicativo d’elezione, che ha un ruolo strategico nella gestione di Comunicazione e Relazione
Proprio in questo ruolo infatti una telefonata può davvero fare la differenza ed il mio, personale e costante, invito è quello di tenere presente l’importanza di parlare sempre prima con le persone rispetto alla scelta asettica e distante di mail e messaggi chat.
Una telefonata è poi il modo migliore, fermo e cortese, per anticipare una risposta negativa o una brutta notizia, cui seguirà una comunicazione scritta ufficiale, via email e via pec.
Linea Guida Professionale di Assistente di Direzione
Una telefonata è poi il modo migliore, fermo e cortese, per anticipare una risposta negativa o una brutta notizia, cui seguirà una comunicazione ufficiale in forma scritta, via email, pec e se necessario via lettera.
Queste due fasi hanno entrambe un valore strategico sia a livello comunicativo che organizzativo.
Irene Linguari
Se è vero che per dire no non occorrono giustificazioni, in molti casi si rende necessario anticipare, con una breve telefonata che la risposta ad una determinata richiesta sarà negativa, con una piccola spiegazione di cortesia o l’anticipo di una motivazione reale che per rispetto per l’interlocutore non si inserirà nel messaggio.
Si rende necessaria nel caso della richiesta personale di un collega, quando con l’interlocutore ci sono stati diversi contatti telefonici o incontri su un determinato tema, quando in un invito davvero personale (cioè una comunicazione dedicata e non una newsletter) è indicata la sigla Rsvp, quando si deve dare una messaggio non positivo e diventa poi tassativo quando si deve comunicare una brutta notizia.
Quella che trovi qui è la raccolta di 9 frasi utile per anticipare comunicazioni negative.
Risposta negativa ad una Proposta Commerciale
La chiamo per ringraziarla per il tempo e la cortesia che ci ha dimostrato durante la trattativa che abbiamo portato avanti in questo periodo e per anticiparle che la proposta commerciale che ha sottoposto al dott. Rossi non avrà seguito a causa dell’impossibilità di trovare un accordo su alcuni punti che per la nostra azienda sono determinanti ai fini dell’investimento. Alla mia telefonata seguirà una comunicazione ufficiale.
1. Comunicazione negativa
Ci tengo ad anticiparle che riceverà via email una risposta negativa alla sua richiesta perché questa è, purtroppo arrivata oltre i termini consentiti e, nel rispetto delle regole, non è stato possibile prenderla in considerazione.
2. Comunicazione negativa
Le anticipo che alle nostre richieste d’informazioni non seguiranno sviluppi concreti, le sto inviando la mail informativa su questo tema.
3. Comunicazione negativa
Rifiuto Cortese in Risposta ad un Invito
Buongiorno dottoressa Verdi, la ringrazio a nome dell’ing. Bianchi per l’invito all’evento privato che ci ha trasmesso, cui l’ing. Bianchi è spiacente di non poter partecipare.
4. Rifiuto Cortese in Risposta ad un Invito
Disdetta di un Contratto-Servizio attivo
Nel caso dell’Office Manager è utile anticipare con una telefonata le comunicazioni ufficiali di disdetta ad un contratto in corso, che può essere attivo da alcuni anni, o la risposta negativa ad un’offerta per una nuova collaborazione o per l’ampliamento di una commessa in corso.
Vorrei anticiparti che riceverai via raccomandata (pec) la disdetta del contratto in corso per la manutenzione del nostro giardino aziendale. Per l’anno prossimo abbiamo deciso per una diversa soluzione.
5. Disdetta di un Contratto-Servizio
Solo in determinati casi, è possibile dare alcune motivazioni purché siano rigorosamente vere e senza condividere dettagli riservati.
Nel nostro caso non vorremmo sapere dal nostro interlocutore abituale che non saremo più il suo fornitore di fiducia per un determinato prodotto o servizio prima di ricevere una raccomandata o una pec ufficiale?
Questo non vuol dire giustificarsi per la scelta che l’azienda ha fatto o peggio inventare una scusa, gesto inutile e patetico, significa centrare un messaggio e renderlo accettabile in un’ottica di collaborazione costruttiva.
Stiamo parlando di Fornitori con cui si collabora molto bene e da molto anni, di cui si è pienamente soddisfatti e nei casi in cui la scelta della chiusura del contratto deriva da condizioni oggettive e note, come la scelta di molte Organizzazioni di limitare l’attività in presenza in questo periodo.
Questa scelta dipende dal fatto che il Fornitore conta su quella determinata attività per il proprio sostentamento e per quello dei propri collaboratori, perché la decisione non è collegata ad una mancanza e perché si ha il desiderio di mantenere ottimi rapporti con un Interlocutore che si spera di coinvolgere nuovamente quanto prima.
La chiamo per informarla che via pec (raccomandata) riceverà la comunicazione di disdetta del servizio di pulizie per la nostra sede di Milano. Data la situazione generale non utilizzeremo la sede optando per l’esclusiva attività in smart working, riservandoci di contattarla quando avremo la possibilità di tornare ad utilizzare la nostra sede.
6. Disdetta di un Contratto-Servizio
Esito Negativo a seguito di una Selezione
L’Office Manager che presidia una selezione e l’Assistente di Direzione che supporta in questo processo il proprio Assistito, si ricorderanno di avvisare ogni Candidato che è stato coinvolto nelle vari fasi, soprattutto se avanzato, che dopo i diversi colloqui è stata presa una decisione che non lo coinvolge.
Anche in questo caso se avessimo partecipato noi ad una selezione non apprezzeremmo che il Selezionatore, dopo 3 colloqui approfonditi, ci chiamasse per dirci che non è andata come volevamo?
Anche in questo caso nessuna giustificazione, nessuna falsa motivazione e soprattutto stiamo lontani da frasi pericolose, ineleganti e poco professionali come “Se fosse per me avrei scelto Lei” “Non è che mi piace molto il Candidato scelto, ma la Direzione ha deciso così” “Cosa ci posso fare, non sono io a decidere”.
La ringraziamo per aver partecipato a questa selezione, abbiamo apprezzato il suo approccio e la sua disponibilità. Abbiamo completato l’iter e la scelta è caduta su un altro candidato.
7. Esito Negativo di una Selezione
Risposta ad una Richiesta o Proposta di un Collaboratore
Al Collega che sottopone una richiesta al nostro Assistito, direttamente o tramite il nostro filtro, si dirà una frase semplice e centrate che deve, necessariamente, essere anche onesta e rispettosa della Persona e del Ruolo.
Ho sottoposto la tua richiesta al dott. Bianchi, in questo momento non ci è possibile renderla concreta, è piuttosto importante concentrarci sul piano d’azione che abbiamo già condiviso.
8. Risposta ad una Richiesta o Proposta di un Collaboratore
E’ buona Regola che alla Richiesta Scritta di un Collaboratore si Risponda con una Comunicazione Scritta e questa va sempre anticipata da una breve telefonata o da un contatto in presenza, anche in questo caso per preparare la Persona quando la risposta non è quella che si aspetta, che vorrebbe ricevere.
Questa Regola, attenzione, vale sia che la richiesta sia legata alla sua posizione, es. richiesta di aumento, che legata alla sua mansione, es. proposta di acquisto di un nuovo software.
Il dott. Bianchi mi ha pregato di avvisarti che la tua richiesta non può essere, in questo momento, presa in considerazione e per questo ti invieremo una mail di risposta. Non ho maggiori dettagli a riguardo e non abbiamo, in questo momento, la possibilità di indicarti una tempistica valida per poter nuovamente sottoporre la tua richiesta. Ti ringraziamo molto per la tua collaborazione.
9. Risposta ad una Richiesta o Proposta di un Collaboratore
La buona abitudine di anticipare le comunicazioni scritte con una telefonata è una scelta profondamente rispettosa e, contemporaneamente, uno straordinario modo di guadagnare tempo prezioso perché ci consente di preparare comunicazioni scritte centrate, dirette e cortesi, e ci tiene al sicuro dal temibile Blocco dello Scrittore, che capita anche ad Assistenti di Direzione ed Office Manager, quando non trovano le parole per comunicare qualcosa che non sarà così bello da leggere per l’interlocutore, fosse anche la risposta negativa all’invito ad un evento.
Non ultimo, e quasi a livello scaramantico, anticipare risposte negative può consentirci di raccogliere eventuali informazioni aggiuntive per neutralizzare incomprensioni o errori di valutazioni, soprattutto quando le questioni riguardano colleghi e fornitori di lunga data.
Ogni volta in cui abbiamo difficoltà a comporre un messaggio scritto negativo, domandiamoci “potrebbe essere utile anticipare il messaggio?” e questo costituirà già una soluzione perché avremo uno strumento in più da prendere in considerazione tra le opzioni per migliorare la Relazione con i nostri Interlocutori e massimizzare la nostra Efficacia Comunicativa.
Il Telefono è infatti uno strumento di lavoro imprescindibile e rimane un grande alleato di Assistenti di Direzione ed Office Manager in ogni situazione, soprattutto in quelle dove scrivere è necessario e, allo stesso tempo, molto impegnativo.
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