Spesso ci si trova nella situazione in cui si rende necessario ripensare le nostre abitudini ed i nostri gesti quotidiani, in cui bisogna ripensare la gestione del nostro tempo e, nel caso dell’Assistente di Direzione, la cosa migliore è quasi sempre quella di ripartire dall’Organizzazione della Segreteria di Direzione.
Già, ma da dove cominciare? Da alcune piccole abitudini.
Credo che nel Golden Book di Dale Carnegie non ci siano solo universali istruzioni per migliorare la nostra qualità della vita, ma anche linee guida che rispecchiano i fondamenti della professione dell’Assistente di Direzione e le linee guida cui ispirarci per l’Organizzazione delle Attività della Segreteria.
Non si può pensare di poter sempre introdurre cambiamenti rivoluzionari, spesso è sufficiente cominciare con un nuovo approccio, per poter avere un pochino più di tempo e di energia per pianificare una Riorganizzazione Strutturata della Segreteria di Direzione.
Basta iniziare col prendere queste quattro buone abitudini, semplici ed essenziali, che rappresentano un perfetto punto di partenza.
1. Sgombrate la vostra scrivania da tutte le carte che non riguardano il lavoro che state facendo
Per poter essere più produttivi, e soprattutto per riuscire a gestire una Segreteria accogliente, ordinata ed estremamente efficace, è davvero strategico mantenere gli spazi di lavoro più liberi possibili, imparando a gestire, archiviare e riporre qualsiasi documento, strumento o oggetto che in quel momento non stiamo utilizzando.
E non è solo una questione di ordine o di organizzazione, si tratta anche di un’adempimento determinate sul tema riservatezza e gestione dei dati sensibili.
Allo stesso modo, tutte le volte in cui si esce per andare a pranzo o a casa, per una riunione piuttosto lunghetta o a fare una commissione, è utile riordinare (almeno un po’) la scrivania, non solo seguendo meticolosamente le regole interne all’azienda sulla qualità e la tutela della privacy, ma tenendo a mente che preservare la riservatezza dei dati personali del nostro Assistito, così come dei temi strategici e dei contatti di riferimento che ci troviamo a gestire, costituisce una delle nostre missioni principali.
2. Sbrigate le pratiche in ordine di importanza.
Ecco come al solito Dale Carnegie ha detto tutto.Non in ordine di priorità addirittura d’importanza.
Mi sembra di sentirti “sembra facile, ma da quando entro la mattina è un autentico delirio, non faccio a tempo neanche a respirare”.
È vero, come la dice Dale Carnegie sembra semplice e la vita in Segreteria è davvero complicata, ma applicare questa regola non è del tutto impossibile, basta ripetersi la domanda-mantra “qual è la cosa più importante che devo fare?”
Quest’abitudine non risolve tutti i nostri problemi, ma credimi, ci aiuta ad essere incredibilmente centrate e a prendere quelle mini decisioni che spesso ci bloccano, come il non riuscire a scegliere tra fare una cosa o l’altra, e soprattutto quando ne abbiamo decine in coda.
Perché, in effetti, una scelta è sempre possibile ed è sempre necessaria. E questa scelta spetta proprio a noi.
3. Quando affrontate un problema, risolvetelo subito se siete in possesso degli elementi necessari.
Quante volte ci troviamo a dover gestire dei piccoli problemi.
Questioni in realtà da pochi minuti che, per un motivo o per un altro, siamo tentati di rimandare.
La mia interpretazione dei problemi da risolvere subito è in tutto sovrapponibile al tema delle attività da 2 minuti che il grande David Allen, all’interno del suo mitico metodo Gtd, suggerisce caldamente di gestire immediatamente.
Ed un’Assistente efficace non dovrebbe mai rimandare le attività da due minuti, così come la risoluzione dei problemi immediatamente gestibili perché questi, anche se piccoli in partenza, hanno la brutta abitudine di crescere a dismisura.
Evitiamo quindi, con accuratezza, di rimandare la risoluzione delle piccole questioni come un foglio inceppato nella stampante, la macchinetta del caffè rotta, l’apertura di un ticket per una lampadina bruciata, ma anche l’invio di un documento richiesto che abbiamo pronto alla spedizione o una semplice risposta di conferma ad una mail, risparmieremo un sacco di tempo e qualche piccolo problema aggiuntivo, più avanti.
4. Imparate a organizzarvi, a delegare e a controllare
Anche qui sembra tutto così incredibilmente semplice, e invece …. è più semplice di quello che sembra.
Perché se è vero che organizzare, delegare e controllare costituiscono attività strategiche, è altrettanto vero che sono molto impegnative, sia in termini di tempo che di impegno.
Un discorso approfondito meritano tanto la delega quanto il controllo e si sa che non si può cominciare o ricominciare ad organizzare le attività, tanto nostre quanto delle persone che collaborano con noi, di punto in bianco, ma è davvero utile seguire ed alla lettera il suggerimento di Dale Carnegie che ci sprona, prima di tutto, ad imparare a.
Ed il punto sta proprio qui. Impariamo ad organizzarci, a delegare e a controllare, da subito.
Cioè cominciamo da subito ad imparare e, con costanza e pazienza, avremo fatto nostre queste abilità e migliorato notevolmente l’attività della Segreteria che presidiamo.
Che te ne pare? Secondo me si può proprio partire da qui.
