Se la Riservatezza già costituisce in generale una virtù, nel caso dell’Assistente di Direzione essa rappresenta una caratteristica fondamentale del Ruolo, con cui spesso viene identificata, tanto che uno dei collegamenti più frequenti riguarda l’origine della parola Segretaria, che deriva appunto da Segreto.
La Riservatezza è per l’Assistente di Direzione un Valore, qualsiasi sia il senso che diamo a questa parola, riferendoci sia al concetto di qualità umana e professionale sia che nell’eccezione di valore come quantificazione del pregio di un dato elemento.
Non solo il suo, o i suoi Assistiti, potranno ritenere dati sensibili e informazioni riservate al sicuro, allo stesso modo tutti i Colleghi potranno rivolgersi all’Assistente di Direzione con la tranquillità che ogni conversazione venga sempre considerata riservata, senza bisogno di specificarlo, e che ogni elemento condiviso sia al sicuro da usi impropri personali e diffusioni non autorizzate all’interno dell’Organizzazione, i pettegolezzi, ed all’esterno dell’Organizzazione, la fuga di notizie.
Linea Guida Professionale Assistente di Direzione
L’Assistente di Direzione si impegna a non condividere verso alcuno, interno o esterno dell’Organizzazione, le informazioni di cui entra in possesso in ogni fase della sua attività professionale ed in ogni momento della sua giornata lavorativa.
Questo impegno si estende anche al termine della collaborazione di un’Assistente con un’Azienda e dal rispetto di questa regola dipende molto del rispetto che si guadagnerà nella nuova Posizione ricoperta.
Irene Linguari
L’Assistente di Direzione sceglierà quindi di non condividere verso alcuno, interno o esterno all’Organizzazione, le informazioni di cui entra in possesso in ogni fase della sua attività professionale ed in ogni momento della sua giornata lavorativa.
Ho scelto il termine Condividere con grande consapevolezza, perché viviamo nel tempo della condivisione e delle condivisioni, anche perché la gestione dei dati sensibili costituisce un adempimento formale legato anche al tema Privacy e GDPR, che rappresenta un altro aspetto da non sottovalutare rispetto alle responsabilità specifiche della mansione.
E’ molto impegnativo ed allo stesso tempo tassativo che questa Professionista resista alla tentazione di diffondere nozioni e dettagli, così come, peggio, sfogarsi con amici e cari rispetto alla propria impegnativa vita quotidiana con dovizia di particolare riservati.
Per vocazione, per missione e soprattutto per obbligo professionale, è richiesto all’Assistente di Direzione di conservare sempre con grande cura e attenzione tanto le informazioni aziendali che i segreti personali che le vengono affidati e quest’obbligo fa parte della Deontologia Professionale dell’Assistente di Direzione, di cui abbiamo parlato in questo video.
In quanto figura chiave nella condivisione delle Informazioni e nella creazione di uno spirito di Engagement in azienda, l’Assistente saprà dosare la riservatezza in tutti quei casi in cui sarà invece richiesto di condividere elementi preziosi tanto al business che alla collaborazione tra colleghi, ispirandosi al principio generale di Discrezione.
Segreti personali e informazioni aziendali, nelle mani dell’Assistente di Direzione, sono quindi gestiti in modo attento ed equilibrato, senza gelosia né, possiamo dire, dimostrazione di potere, diffondendo le informazioni necessarie e custodendo quelle delicate, senza scadere in giudizi verso chi non sa e non può sapere.
Come aspetto altrettanto importante, va considerato che questo impegno alla riservatezza vale all’interno ed all’esterno dell’Organizzazione, durante il periodo lavorativo e nei periodi di vacanza così come terminata la collaborazione con un’Azienda o uno Studio Professionale.
Conclusa una determinata esperienza lavorativa e nelle fasi di selezione per una nuova posizione in un’azienda terza, ad esempio durante un colloquio, è buona norma non cadere, o meglio non scadere, nel racconto di aneddoti riservati e situazioni private e delicate che si sono affrontate o si affrontano nella propria vita professionale.
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Benjamin Franklin
Non dir mai male di nessuno e lodare ciascuno il meglio che si può.
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Un Selezionatore serio e accorto non avrà bisogno di sentire pettegolezzi fuori luogo e non avrà alcun piacere a raccogliere le confessioni di situazioni al limite della sopportazione e vorrà piuttosto concentrarsi, ad esempio, sui eventi e progetti che avete realizzato durante il vostro periodo in azienda.
Ancora più importante è tenere a mente che il vostro Futuro Assistito apprezzerà seriamente la riservatezza e lo stile che utilizzerete per parlare del vostro, dei vostri Assistiti, attuali e passati, glissando su situazioni imbarazzanti e dettagli insignificanti alla luce di più importanti elementi da approfondire, come il vostro senso di responsabilità.
Il vostro Futuro Assistito terrà in considerazione, come elemento centrale delle proprie valutazioni, proprio la cura e la delicatezza che vorrete mettere nel gestire gli altrui segreti così che vi dimostriate degne di ricevere i suoi.
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